Quais os dois principais aspectos que compõem o planejamento de auditoria?

A auditoria interna é uma das principais ferramentas para a otimização de resultados e o alcance de um melhor desempenho em sua estrutura organizacional. Por meio dela, você pode identificar falhas, melhorias em processos, desperdícios, retrabalhos ou outros pontos importantes para o direcionamento estratégico do seu negócio.

Um equívoco que comumente ocorre entre gestores é utilizá-la como um instrumento de levantamento de não conformidades,  o que é um grande erro, pois isto seria realmente subutilizar um processo tão importante como é uma “auditoria”. São questões como essas que vamos esclarecer neste post.

Quer saber o que é uma auditoria interna e quais são os principais procedimentos para implementá-la nos processos da empresa? Continue a leitura!

O principal objetivo de uma auditoria interna é desenvolver um plano de ação que possa ajudar a empresa a alcançar seus objetivos e conter possíveis problemas. Isso ocorre a partir da adoção de uma estratégia sistêmica e disciplinada, de forma a gerar a máxima eficiência dos processos e, assim, reduzir os riscos e as falhas.

Portanto, a auditoria interna é considerada um importante elemento de controle. Uma de suas principais finalidades é a avaliação dos processos da empresa, de forma a revisar suas estruturas, forma de atuação, documentos atendimentos a políticas estabelecidas, enfim, se a gestão estabelecida pela organização esta em funcionamento adequado..

Seu conceito, atualmente, ultrapassa o campo de um instrumento de simples verificação, sendo uma área em constante evolução e dinamismo. Atribui-se à auditoria a participação em todo o organismo da empresa e de sua administração.

Para que serve?

Há quem pense que a auditoria interna deve ser aplicada apenas quando algo está saindo errado. Mas o fato é que toda empresa deve, de tempos em tempos, passar por um processo de revisão, verificando se todas as atividades de gestão estão fluindo de acordo com o planejamento e garantindo que metas e objetivos estejam sendo cumpridos devidamente.

Por meio de um “checklist”, o auditor interno verifica os processos e rotina e, ao final, divulga os resultados, apontando quais correções devem ser feitas e o que pode ser mantido. Trata-se de uma avaliação sistêmica, cujo objetivo principal é analisar as operações da companhia.

Assim, é possível garantir mais transparência e confiança aos processos realizados. Entre os objetivos de uma auditoria interna, se destacam:

• avaliar a existência de controles internos;
• contribuir para a melhoria e o aperfeiçoamento dos processos implantados;
• verificar se normas e procedimentos vigentes estão sendo colocados em prática;
• analisar oportunidades de melhoria e evidenciar possíveis falhas para o estabelecimento;
• verificar se os resultados e metas estão sendo atendidas e analisadas.

A importância de uma avaliação periódica

Empresas que submetem seus processos a avaliações periódicas passam a contar com um diferencial competitivo. Isso porque, a partir de uma avaliação sistemática, é possível verificar a conformidade entre o planejado e o que é efetivamente executado, auxiliando nas tomadas de decisão e na melhoria dos processos da organização.

Ao realizá-la, você passará a contar com:

• processos e controles mais enxutos, uma vez que é possível avaliar quais riscos podem interferi-los e, assim, estabelecer um plano de ação que elimine suas possíveis ocorrências;
• planejamento mais eficiente, já que são prevenidos ou evitados erros e possíveis fraudes, ou seja, procura-se saber se os controles que a empresa utiliza são suficientes e se as atividades realizadas são condizentes com o que foi planejado;
• maior credibilidade nos resultados, visto que os processos e números são verificados e validados.

6 passos para realizar uma auditoria interna

O auditor é o profissional responsável pela realização da auditoria interna na organização. Por meio de um checklist é possível verificar os procedimentos que fazem parte da rotina da empresa e, ao final, divulgar os resultados que apontam o que está certo e o que está errado.

No entanto, muito além de uma ferramenta que indica o que deve ou não ser melhorado, a auditoria interna possibilita obter certificações ou simplesmente adotar estratégias que utilizem com maior eficiência os seus recursos, otimizem o tempo e qualifiquem a mão de obra empregada.

Vejamos como realizar, em 6 passos, uma auditoria eficiente:

1. Defina os objetivos

Ao decidir pela realização da auditoria interna, o gestor deve ter muito claro qual o motivo de realizá-la e quais resultados deseja alcançar. Isso porque o processo se desenvolve por áreas, ou seja, o auditor faz um checklist e estabelece, para cada setor da empresa, o detalhamento dos procedimentos, as tarefas, as operações e as atividades de rotina.

Ao delimitar a análise por áreas, é possível chegar a resultados mais precisos, além de identificar a qualidade dos controles internos e o cumprimento de normas e regulamentos. Tais dados podem ser obtidos pela análise das áreas contábil, operacional, de gestão ou mesmo de sistemas informatizados.

Enfim, é fundamental que o gestor saiba exatamente quais os objetivos e os resultados que deseja alcançar, de forma que possam ser levantadas informações suficientes para a avaliação dos processos. Assim, a melhoria será contínua.

2. Tenha um cronograma em mãos

Mesmo que a empresa já possua uma certificação, é de extrema importância que monte um cronograma e tenha um plano de verificação. Quando a organização mantém essa rotina, fica mais fácil entender a periodicidade e a importância de ter processos sob controle.

No entanto, apenas saber “quando fazer” não resolve todos os problemas. É preciso ter um plano de implementação e um bom checklist em mãos, considerando:

• quais processos e subprocessos serão auditados?
• quando isso ocorrerá?
• quais ferramentas serão necessárias?
• quais requisitos serão levados em consideração?
• existem indícios de problemas?

Enfim, é preciso colocar tudo na ponta do lápis para que a auditoria interna tenha, realmente, a eficácia desejada e possa resultar em análises que auxiliem na melhoria dos processos e da tomada de decisão.

3. Deixe a equipe a par de tudo

A equipe de trabalho é o capital humano que conhece a empresa melhor do que o próprio dono. Por meio dos colaboradores, é possível levantar problemas e estabelecer um plano de ação com antecedência, a fim de evitar falhas e erros que possam levar à interrupção das operações.

Assim, é fundamental que os auditores participem de todo o processo de planejamento estratégico da organização e que toda a equipe esteja envolvida (e engajada) com os propósitos de um melhor controle interno.

4. Verifique se não há pendências anteriores

Como se trata de processos contínuos de melhorias dentro da empresa, o gestor precisa verificar:

• as não conformidades pendentes de ações anteriores;
• o que foi sugerido como melhoria e não foi alcançado;
• quais planos de ação não foram efetivados;
• outras situações que devem ser verificadas e repassadas ao auditor.

É fundamental ter um histórico de eventos anteriores, para que o auditor  possa avaliar o que foi ou não alcançado e implementar ações capazes de gerar melhores resultados.

5. Não utilize checklist genérico

O erro de muitas auditorias é utilizar modelos de checklist padronizados. O processo de auditoria é dinâmico e utilizar padrões genéricos acaba empobrecendo esse tipo de ferramenta de verificação e fazendo com que não agregue nada à realidade da empresa.

Analise o processo a ser auditado, sua estrutura de controle, indicadores de desempenho, procedimentos, dificuldades, enfim, tente fazer um levantamento completo do pontos importantes a serem verificados no processo que irá auditar, assim seu checklist irá te ajudar de verdade.

O auditor deve compreender que, ao elaborar um checklist, é preciso adequá-lo à realidade da organização.

6. Elabore bons relatórios

É fundamental que o produto da auditoria seja revertido em bons relatórios, que respondam a perguntas. Por isso, é importante que, ao criar tais relatórios, o auditor fique atento aos possíveis questionamentos que o auditado fará, como:

• quais procedimentos, processos e tarefas foram auditados?
• quais problemas foram encontrados?
• quais ações devem ser implementadas?
• em quais áreas as melhorias devem ser focadas?
• onde se deve investir?

O profissional responsável pela auditoria deve estar preparado para responder a essas e a outras perguntas, conduzindo da melhor forma o desenvolvimento das ações e fazendo com que resultem em ações positivas.

Se pecar na elaboração do seu relatório, sua auditoria será muito prejudicada, tanto nas informações que precisam ser entendidas pelos auditados, como também perderá credibilidade, então fique muito atento e colete todas as informações durante a realização da auditoria.

Grande abraço!

Gostou do texto? Siga a ISOTEC nas redes sociais e receba outros artigos sobre gestão empresarial ― estamos no Facebook e LinkedIn!

Quais os aspectos da auditoria?

Quais são os principais objetivos do planejamento da auditoria?

Que elementos devem constar em um plano de auditoria?

São características do planejamento de auditoria?