Qual a importância de identificarmos a causa raiz de um determinado problema em um equipamento dentro da indústria?

A forma mais fácil de entender a análise de causa raiz é pensar em problemas comuns. Quando sentimos enjoo e passamos mal no trabalho, vamos ao médico e pedimos que ele que diagnostique a causa raiz da doença. Quando nosso carro para de funcionar, pedimos que um mecânico encontre a causa raiz do problema. Quando o desempenho de determinada área dos negócios está abaixo (ou acima) do esperado, tentamos identificar o motivo.

Em cada um desses exemplos, podemos buscar uma solução simples para cada sintoma. Para não passarmos mal no trabalho, podemos ficar em casa. Para nos locomovermos, podemos deixar o carro quebrado na garagem e pegar um ônibus. Porém, essas soluções tratam apenas os sintomas e não contemplam as causas por trás deles: por exemplo, uma infecção estomacal que requer um medicamento ou um alternador defeituoso que precisa de conserto. Para investigar ou resolver um problema, é necessário fazer uma análise de causa raiz para descobrir a causa exata e como resolvê-la.

Neste artigo, definiremos a análise de causa raiz, descreveremos técnicas comuns, exploraremos uma metodologia de referência e apresentaremos alguns exemplos.

Certo, mas o que é análise de causa raiz?

A análise de causa raiz (RCA) é o processo de descobrir a causa raiz de problemas para identificar as soluções adequadas. A RCA parte do princípio de que é muito mais útil prevenir sistematicamente e resolver os problemas subjacentes do que simplesmente tratar sintomas pontuais e apagar incêndios.

A análise de causa raiz pode ser feita com um conjunto de princípios, técnicas e metodologias que permitem identificar a causa raiz de um evento ou uma tendência. Indo além de uma verificação superficial de causa e efeito, a RCA pode mostrar onde processos ou sistemas falharam ou causaram um problema.

Objetivos e benefícios

O primeiro objetivo da análise de causa raiz é descobrir a causa raiz de um problema ou evento.

O segundo objetivo é usar a causa raiz para entender como resolver e contornar os problemas subjacentes, bem como aprender com eles.

O terceiro objetivo é aplicar o aprendemos com a análise para evitar sistematicamente problemas futuros ou repetir algo que deu certo.

A análise só é útil quando colocamos em prática o que ela nos ensina, então o terceiro objetivo da RCA é importante. Também podemos usar a RCA para ajustar os processos e sistemas de modo a evitar problemas futuros. Quando um jogador de futebol americano sofre uma lesão, em vez de apenas tratar os sintomas, a análise de causa raiz pode sugerir o uso de um capacete para reduzir o risco de lesões futuras.

Ao tratar os sintomas individuais, podemos sentir que tudo está sob controle. Ao resolver um grande número de problemas, podemos ter a sensação de dever cumprido. Porém, se não diagnosticarmos a verdadeira causa raiz do problema, ele provavelmente continuará se repetindo. No caso de um revisor editorial, em vez de simplesmente corrigir cada vírgula omitida, ele pode evitar que o problema se repita ensinando os redatores a usar a vírgula corretamente em seus próximos artigos.

Princípios básicos

Existem alguns princípios básicos que ajudam a garantir a eficácia da análise de causa raiz, e alguns deles são bastante óbvios. Além de contribuir para a qualidade da análise, esses princípios também ajudarão o analista a conquistar a confiança e o apoio de colegas de trabalho, clientes ou pacientes.

• Concentre-se em corrigir e tratar as causas raiz e não apenas os sintomas.
• Porém, não subestime a importância de tratar os sintomas para proporcionar alívio imediato.
• Saiba que pode haver (e geralmente há) várias causas raiz.
• Concentre-se em COMO e POR QUE algo aconteceu e não apenas em QUEM foi o responsável.
• Seja metódico e encontre provas concretas de “causa e efeito” para respaldar suas hipóteses da causa raiz.
• Disponibilize informações suficientes para fundamentar as medidas corretivas.
• Pense em como é possível evitar (ou replicar) uma causa raiz no futuro.

Como os princípios acima mostram, ao analisar grandes problemas e suas causas, é importante adotar uma abordagem abrangente e global. Além de descobrir a causa raiz, devemos fazer o possível para entender o contexto e apresentar informações que possibilitem a tomada de uma medida ou decisão. Lembre-se: para ser útil, a análise deve ser aplicável na prática.

Como fazer uma análise de causa raiz eficaz: técnicas e métodos

Existem muitas técnicas e estratégias que podemos usar para a análise de causa raiz e, sem dúvida, há muitas outras além das citadas aqui. A seguir, abordaremos algumas das técnicas mais comuns e eficazes.

Os cinco porquês

Uma das técnicas mais comuns para fazer uma análise de causa raiz é a abordagem dos cinco porquês. Também podemos pensar nela como a “abordagem da criança chata”. Para cada resposta a uma pergunta que começa com “POR QUE”, faça uma nova pergunta mais aprofundada: “certo, mas POR QUÊ?”. As crianças sabem fazer análises de causa raiz como ninguém. É comum a ideia de que, com aproximadamente cinco perguntas “POR QUÊ?”, podemos chegar à maioria das causas raiz, mas esse número varia, podendo ser tanto duas como cinquenta.

Exemplo: Vamos reconsiderar o exemplo da lesão do jogador de futebol americano. Primeiro, o jogador apresenta um problema: Por que minha cabeça está doendo tanto? Este é o nosso primeiro PORQUÊ.
Primeira resposta: Porque minha vista está embaçada.
Segundo porquê: Por que sua vista está embaçada?
Segunda resposta: Porque bati a cabeça no chão.
Terceiro porquê: Por que você bateu a cabeça no chão?
Terceira resposta: Porque me derrubaram e minha cabeça bateu com força no chão.
Quarto porquê: Por que a batida doeu tanto?
Quarta resposta: Porque eu estava sem capacete.
Quinto porquê: Por que você estava sem capacete?
Quinta resposta: Porque não havia capacetes para todos os jogadores no vestiário.

Pronto! Depois de cinco perguntas, descobrimos que a causa raiz da lesão provavelmente foi a falta de capacetes. No futuro, podemos reduzir o risco desse tipo de lesão garantindo que haja capacetes suficientes para todos os jogadores (é claro que o capacete não protege contra todos os tipos de lesão, então tome cuidado!).

Os cinco porquês ajudam a evitar achismos. Quando encontramos respostas mais detalhadas às perguntas complementares, cada nova resposta é mais clara e concisa que a anterior. Idealmente, o último PORQUÊ revelará um processo falho que geralmente pode ser corrigido.

Análise de mudanças/eventos

Outro método útil para explorar a análise de causa raiz é examinar criteriosamente as mudanças que resultam em determinado evento.
Esse método é particularmente útil quando há um grande número de causas possíveis. Em vez de examinar o dia ou a hora específica em que algo deu errado, analisamos um intervalo de tempo maior para entender o contexto histórico do problema.

1. Primeiro, listamos todas as possíveis causas que resultaram em um evento. Isso deve incluir cada vez que uma mudança ocorreu, seja para melhor ou pior.

Exemplo: Vamos supor que o evento que analisaremos é um dia de vendas excepcionalmente lucrativo na cidade de Nova York e queremos saber o motivo desse sucesso para poder repeti-lo. Primeiro, listamos todos os pontos de interação com cada um dos principais clientes, cada evento e cada mudança que possa ser relevante.

2. Em seguida, categorizamos cada mudança ou evento de acordo com o nível de influência que tivemos sobre ele. Podemos categorizá-lo como Interno/Externo, Deliberado/Involuntário ou algo do tipo.

Exemplo: No exemplo do dia de vendas excepcional, começaríamos listando algo como “O representante de vendas mostrou uma nova apresentação de slides sobre o impacto das redes sociais” (Interno) e outros eventos como “Último dia do trimestre” (Externo) ou “Primeiro dia da primavera” (Externo).

3. Em seguida, analisamos cada um dos eventos e decidimos se ele foi um fator aleatório, um fator correlacionado, um fator determinante ou uma provável causa raiz. Aqui é onde a parte mais importante da análise acontece e onde outras técnicas (como a dos cinco porquês) podem ser usadas.

Exemplo: Em nossa análise, descobrimos que, na realidade, nossa elegante nova apresentação de slides foi um fator não relacionado, mas que o fato de estarmos no final do trimestre certamente foi um fator determinante. No entanto, outro fator foi identificado como a provável causa raiz: a líder de vendas da região se mudou para um novo apartamento mais próximo do trabalho, permitindo que ela chegasse às reuniões com clientes 10 minutos mais cedo na última semana do trimestre.

4. Por último, pensamos em como replicar ou tratar a causa raiz.

Exemplo: Embora nem todos possam se mudar para um novo apartamento, nossa organização concluiu que, se os representantes de vendas chegarem 10 minutos mais cedo às reuniões com clientes na última semana do trimestre, provavelmente será possível replicar a causa raiz desse sucesso.

Diagrama de espinha de peixe de causa e efeito

Outra técnica comum é criar um diagrama de espinha de peixe, também conhecido como diagrama de Ishikawa, para mapear visualmente a relação de causa e efeito. Isso pode nos ajudar a identificar as possíveis causas de um problema seguindo caminhos representados em ramificações categorizadas que levam às possíveis causas até encontrarmos a correta. Essa abordagem é parecida à dos cinco porquês, porém é mais visual.

Geralmente começamos pelo problema no meio do diagrama (a espinha do esqueleto do peixe) e, em seguida, pensamos em várias categorias de causas, que são traçadas como ramificações da linha principal (como se fossem as costelas do esqueleto). As categorias são bastante amplas e podem incluir itens como “Pessoas” ou “Ambiente”. Após agruparmos as categorias, podemos segmentá-las em partes menores. Por exemplo, em “Pessoas”, podemos contemplar possíveis fatores da causa raiz, como “liderança”, “equipe” ou “treinamento”.

Conforme nos aprofundamos nas possíveis causas e subcausas, questionando cada ramificação, vamos nos aproximando da origem do problema. Podemos usar esse método para eliminar categorias irrelevantes e identificar fatores correlacionados e prováveis causas raiz. Para simplificar o processo, pense bem nas categorias antes de criar o diagrama.

Categorias comuns a considerar para o diagrama de espinha de peixe:

• Máquinas (equipamentos, tecnologia)
• Método (processo)
• Materiais (inclui matérias-primas, bens de consumo e informações)
• Mão de obra/qualificação (trabalho físico e intelectual)
• Medição (inspeção)
• Missão (objetivo, expectativa)
• Gestão/recursos financeiros (liderança)
• Manutenção
• Produto (ou serviço)
• Preço
• Promoção (marketing)
• Processo (sistemas)
• Pessoas (equipe)
• Provas físicas
• Desempenho
• Espaço (lugar, ambiente)
• Fornecedores
• Habilidades

Dicas para fazer análises de causa raiz eficazes

Faça perguntas para contextualizar as informações e chegar mais perto das respostas. Quanto mais investigarmos e questionarmos cada possível causa, mais chances teremos de encontrar a causa raiz. Quando acreditamos que identificamos a causa raiz do problema (e não apenas mais um sintoma), podemos fazer ainda mais perguntas: Por que temos certeza de que esta é a causa raiz e não esta outra? Como podemos tratar esta causa raiz para evitar que o problema se repita?

Faça perguntas simples como “por quê?”, “como?” e “o que isso significa neste caso?” para traçar um caminho até a compreensão do problema.

Trabalhe em equipe e peça a opinião de mais pessoas

Seja um parceiro ou toda uma equipe de colegas, a opinião de novas pessoas pode nos ajudar a encontrar soluções com mais rapidez e também serve para garantir a imparcialidade. A contribuição de outras pessoas também permite considerar pontos de vista diferentes, ajudando-nos a questionar nossas hipóteses.

Planeje as análises de causa raiz futuras

Ao fazer uma análise de causa raiz, é importante estar ciente do processo em si. Faça anotações. Faça perguntas sobre o próprio processo de análise. Descubra se determinada técnica ou método funciona melhor para as necessidades e os ambientes específicos da sua empresa.

Não se esqueça de fazer análises de causa raiz dos casos de sucesso

A análise de causa raiz é uma ótima ferramenta para identificar onde algo está dando errado. Geralmente usamos a RCA para diagnosticar problemas, mas ela também pode ser útil para encontrar a causa raiz do sucesso. Identificando a causa raiz de uma conquista, uma meta superada ou um prazo cumprido com antecedência, podemos descobrir por que algo está dando certo. Esse tipo de análise pode ajudar a priorizar e garantir proativamente fatores importantes, além de permitir replicar o sucesso de uma área dos negócios em outras áreas.