Qual é a ferramenta de gerenciamento de projetos mais adequada para se determinar o tempo mais longo de um projeto?

No decorrer da execução de um projeto, é comum ocorrerem atrasos na entrega de tarefas. Contudo, é muito importante que o gestor e os colaboradores possuam controle do tempo gasto em cada etapa, a fim de que isso não ocorra frequentemente.

Para isso, existem duas ferramentas que, quando utilizadas em conjunto, auxiliam na gestão do tempo durante a execução de um projeto, aumentando a eficácia e a organização. Essas ferramentas são: EAP e cronograma de projetos.

Neste post você vai entender a diferença dessas ferramentas e como utilizá-las em conjunto. Mas, antes disso, vamos entender o que é cada uma dessas ferramentas, começando pelo conceito de EAP:

Qual o conceito de EAP?

A EAP (estrutura analítica do projeto) é um diagrama com classes hierárquicas, formado pelos pacotes de trabalho que fazem parte de um projeto. Ou seja: EAP é um diagrama que divide um projeto em partes menores para ficar mais fácil de gerenciar. Veja um modelo de EAP:

Modelo de EAP

Os ciclos de trabalho na EAP costumam ser colocados sequencialmente, mas isso não é obrigatório. Ela é organizada para que o segundo nível acompanhe o ciclo de vida do projeto, e cada subnível vá detalhando o projeto. Adicionar muitos subníveis dificulta o gerenciamento, portanto a regra é não passar de cinco, mas o número de subdivisões de cada ramo varia.

Cada EAP é específica para o projeto, mas é possível montar uma com base nas EAPs de projetos anteriores. Quando se usa a EAP, vários benefícios podem ser extraídos, como:

• Otimização do tempo;
• Economia de recursos;
• Diminui ruídos de comunicação entre equipes;
• Ajuda identificar possível problemas no projeto.
• Melhora a organização e o entendimento do projeto;
• Auxilia na identificação de possíveis riscos em um plano.

Para desfrutar desses benefícios, a EAP precisa possuir as seguintes características:

Características de uma EAP

Gerenciável

A divisão do projeto em partes pequenas, torna mais simples o tratamento e o gerenciamento, diminuindo os riscos e os prováveis impactos. Além disso, controla a sua autoridade e a responsabilidade específica. Assim, quanto maior o número de partes, maior será o controle das entregas do projeto.

Independente

Permite que cada componente dentro da EAP possa ser observado e analisado de modo independente, porém, como um agrupamento de conexões e dependências lógicas de elementos voltados para entregas.

Integrável

Possibilita que todos os elementos possam ser vistos e integrados em uma visão total a qualquer hora, já que possuem conexões e dependências lógicas de partes orientadas para entregas

Mensurável

O aperfeiçoamento de cada parte e, no geral, na EAP, pode ser medido por partes. Isso ajuda a monitorar a performance de execução de cada etapa e identificar problemas.

Se você quer se aprofundar no assunto, leia nosso texto completo sobre Estrutura Analítica de Projetos e como montar uma!

Agora que você já está bem familiarizado coma a EAP, vamos ver o que é cronograma de projetos:

O cronograma de projetos é a documentação das tarefas que precisam ser executadas, suas respectivas datas de início e de término, além de recursos utilizados e das restrições do cronograma. Ele é elaborado para ter a percepção visual de todas as etapas de um projeto, isso permite:

• Antecipar possíveis divergências que possam ocorrer, facilitando a tomada de decisão;
• Melhorar atividades para que os prazos estabelecidos sejam alcançados;
• Medir o desempenho das equipes envolvidas no projeto;
• Desenvolver meios eficazes para melhorar a evolução do projeto.

Principais características do cronograma de projetos

As principais características de um cronograma de projetos são:

• Auxiliar no controle para que o planejamento seja executado;
• Evidenciar atrasos ou adiamentos de tarefas;
• Estabelecer um transcurso de prazo a fim de concluir as tarefas;
• Auxiliar no estabelecimento de metas e objetivos;
• Facilitar a verificação de prazo para o fim do projeto.

Dessa forma, o cronograma é um instrumento que objetiva auxiliar o gerenciamento e o controle de projetos, para que ele seja seguido corretamente.

A partir dessa ferramenta, são estabelecidas metas de atividades para as pessoas e equipes ligadas ao projeto. De modo prático, ele se torna uma lista de objetivos a serem alcançados nos prazos estabelecidos.

Como montar um cronograma de projetos em 5 passos

Nós já temos um texto em que explicamos em detalhes de como montar um cronograma em 5 passos, vale a pena a leitura! Caso você use o Artia para elaborar o cronograma, também temos um vídeo bem completo para você conferir:

Diferenças entre EAP e cronograma de projeto

A EAP é uma ferramenta de consulta e não muda com frequência, sua separação é feita por pacotes de trabalho e acima de tudo, a EAP mostra COMO FAZER. Já o cronograma de projeto é uma ferramenta de execução mais suscetível a alterações. Ele é separado por atividades e mostra O QUE FAZER.

Agora que você já conhece bem as duas ferramentas, o que elas beneficiam e quais as diferenças entre elas, vamos ver como integrar a EAP e o cronograma de projetos:

Como integrar a EAP e o cronograma de projetos?

Uma estrutura analítica de projetos é um importante mecanismo que converte um projeto em pequenas tarefas facilmente gerenciáveis. Ela simplifica a compreensão das demandas pelos colaboradores e facilita o acompanhamento das tarefas pelo gestor.

O mais adequado é começar a desenvolver o seu projeto a partir da criação da estrutura analítica e depois estabelecer o cronograma. Seguindo essa ordem, será muito mais fácil organizar e lançar os dados de forma ordenada no cronograma do projeto.

Desse modo, os dois métodos são bem diferentes, mas complementares. Quando bem integrados, auxiliam para uma melhor organização do projeto e na identificação de potenciais riscos que possam vir a ocorrer durante a execução.

Para coordenar o Cronograma de seus projetos você vai precisar de um Sistema de Cronograma na Web. O Artia possui várias funcionalidades, inclusive o Gráfico de Gantt. Confira e faça o teste por 10 dias grátis!

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