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Continuamos na fase de estruturação de um processo de mudança e hoje abordaremos o tema de Impactos Organizacionais e que também interpretamos como “o coração da mudança”. Utilizamos esse termo por se tratar de um momento muito importante de uma transição. Tornaremos visíveis os impactos e isso permitirá planejar e executar as tratativas que as mudanças irão requerer para o sucesso de um processo de mudança.  Essas MUDANÇAS podem gerar IMPACTOS que devem ser tratados por meio de AÇÕES que garantam que o processo de TRANSIÇÃO não seja prejudicado. Contextualizando, os impactos podem ser oriundos de um novo sistema tecnológico, um novo modelo de gestão, nova modelagem de processos ou ainda um novo desenho de estrutura organizacional. Os Impactos Organizacionais, na metodologia Metodologia Strategy©, são os reflexos das mudanças promovidas pela transição. As mudanças são identificadas a partir da diferença entre o cenário atual (“as is”) e o cenário
futuro (“to be”) e os impactos devem ser tratados, se necessário, por meio de ações que apoiem uma transição organizada e
controlada. IMPACTO não é igual a MUDANÇA. Mudança são as CAUSAS que podem produzir um Impacto, por exemplo:
O impacto são os EFEITOS produzidos pela mudança implementada:
O objetivo do mapeamento dos impactos organizacionais é identificar potenciais problemas e sua amplitude, a partir das mudanças propostas, gerando uma base de informações para apoiar a definição e priorização de ações tratativas necessárias para preparar a empresa para incorporar as mudanças. Essas ações se consolidam no Plano de Transição da Mudança e deverá ser endereçado aos gestores das áreas afeadas buscando soluções ágeis e realistas para a mitigação dos impactos. As mudanças têm intensidades e categorias diferentes e devem ser mapeadas e monitoradas ao longo do período de transição. Mapeamos os impactos organizacionais a partir das dimensões de análise demonstradas na figura abaixo: Finalizamos o post de hoje comentando o conceito e a importância do mapeamento dos impactos organizacionais. No próximo post continuaremos no mesmo assunto a partir da figura acima e descreveremos mais sobre as dimensões dos impactos, as etapas do trabalho, um modelo de impacto mapeado, a classificação de intensidade e categorias e o plano de transição. Esperamos que tenham gostado do post e lembrem de deixar comentários! Até breve!
De pronto é preciso explicar que não é possível uma operação empresarial existir sem processos. Tudo o que fazemos em uma empresa é resultado da aplicação de um processo. Então, o que encontramos, na prática, são empresas operando com processos informais e não documentados. Uma empresa que trabalha nestas condições perde muito de sua produtividade e do controle sobre os resultados de seus processos operacionais.A falta de controle sobre os resultados dos processos prejudica a identificação das falhas nas atividades da empresa. Mesmo que cada setor tenha funções bastante específicas, algumas atividades podem oferecer resultados bem diferentes em cada ciclo de execução. Por isso, ter processos claros, bem definidos e documentados é a chave para aproveitar ao máximo os recursos da organização e, assim, aumentar o desempenho do negócio. Apontamos 5 problemas que podem ser resolvidos com uma solução apropriada para o controle de processos. Confira a seguir: 1. Falta de definição e clareza acerca de responsabilidades e atribuiçõesPessoas que não sabem, com clareza e exatidão, quais as suas atividades e responsabilidades na execução de um processo, tendem a ser menos produtivas e cometerem mais falhas. Isso porque, a falta de clareza propicia o surgimento de dúvidas sobre o que fazer em cada situação ou ambiguidade na compreensão dos objetivos da operação, aumentando a possibilidade de erros e favorecendo desculpas ou justificativas, além de tornar mais difícil o treinamento e qualificação de pessoas para executar as operações. 2. Falta de clareza em relação a cargos e funções (organograma)Muitas micro e pequenas empresas operam sem que estabeleça um organograma que representa a sua estrutura organizacional. A falta de um organograma acarreta confusão sobre a posição de uma pessoa na estrutura da empresa, e não deixa claro quais sãos suas atribuições e responsabilidades nesta estrutura. Precisamos que as pessoas compreendam sua posição na cadeia de processos da empresa, quem ela comanda, com quem colabora na execução do processo e há quem responde. A falta de uma estrutura clara e bem definida oferece o risco da empresa ter as pessoas certas nas funções erradas, acumulando função ou com funções para as quais não existe uma pessoa, tudo isso resultando em baixa produtividade e queda na motivação da equipe. 3. Esquecimento e atraso na execução de tarefasO mapeamento e a gestão de processos ajudam a evitar situações como o atraso ou esquecimento de entregas, já que o fluxo do processo determina o tempo e cadência para a execução dos processos. Identificar o fluxo de produção para a execução das tarefas ajuda a identificar tarefas redundantes ou desnecessárias. Se aliada a automação de processos, a empresa ganha muito em produtividade, já que muitas dessas tarefas serão executadas automaticamente, sem a alocação de uma pessoa, proporcionando melhoria do desempenho e da qualidade de vida no trabalho. 4. Inexistência de padrão e controle das tarefasA falta de especificações, controles e padrões é um dos problemas mais comuns das organizações e gera muitos prejuízos. Ao documentar os processos, a empresa estabelece, além das condições operacionais, as exigências de qualidade para execução dos processos e os indicadores de desempenho para controle das operações. Isso ajuda a evitar erros e retrabalho, por consequência perda de tempo e de dinheiro. 5. Falha de comunicação entre departamentosGrande parte dos processos são transversais aos departamentos da empresa e, por isso mesmo, necessitam que mais de um departamento participe de sua execução. Quando a empresa estabelece processos transversais ou integrados, toda a comunicação é feita por uma interface sistêmica que é a execução do próprio processo. Essa interconexão entre os vários processos da empresa garante a melhoria da comunicação entre seus departamentos e a redução de erros e falhas operacionais, impactando diretamente a qualidade das entregas de cada departamento e da empresa como um todo. Muitas organizações, independente do porte ou segmento, enfrentam problemas com a identificação, sistematização, documentação, implantação e gestão de processos. Mas estes problemas podem ser evitados ou corrigidos, com um trabalho de revisão e melhoria da gestão de processos. Se você não sabe por onde começar a estruturar seus processos, #VemPraNinho, nossa equipe é formada por especialistas em processos, clique aqui e agende uma conversa. Qual influência das estruturas organizacionais nos projetos?As estruturas organizacionais são um dos elementos que se deve ter em conta na hora de gerenciar um projeto, já que é um fator que pode afetar de uma forma muito significativa a disponibilidade de recursos e influenciar de forma determinante no modo de dirigir os projetos.
Quais impactos do gerenciamento de projetos e os resultados para as organizações?O gerenciamento de projetos serve para viabilizar que o produto, serviço e/ ou processo seja entregue da forma mais efetiva possível. Mas esse é um conceito bem amplo, aborda várias dimensões, indo de custo, prazo e qualidade a pessoas e benefícios gerados pelo resultado do projeto.
Qual a importância dos processos no desenvolvimento organizacional?O desenvolvimento organizacional é o conjunto de processos para estimular o crescimento de uma empresa por meio da capacitação dos seus colaboradores. Ou seja, a empresa gera mudanças, tanto no comportamento humano, como em sua estrutura.
Como a estrutura organizacional se relaciona com os projetos?O modelo de Estrutura por Projetos é adotado juntamente com a Estrutura Funcional por empresas que trabalham com o tipo Matricial. Quando isso ocorre, equipes de projetos (coordenados por gerentes de projetos) ficam sob a responsabilidade de gerentes funcionais. É o que chamamos de Estrutura Híbrida.
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Qual o impacto dos processos e projetos na estrutura organizacional
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