Como o processo de planejamento e controle orçamentário de uma empresa também é conhecido?

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A mortalidade das empresas brasileiras, segundo o Sebrae, tem relação direta com a falta de controle sobre receitas e despesas. O orçamento empresarial ainda é uma ferramenta gerencial distante do dia a dia de muitos empresários, seja por falta de tempo em organizar melhor o empreendimento ou por falta de conhecimento técnico e expertise de gestão, principalmente, considerando os empreendedores que começam o negócio por necessidade e  não por vocação empreendedora.

Quando uma empresa é aberta por necessidade, o quadro mais comum é a falta de elementos básicos de gestão, entre os quais se destaca, além da falta de controle orçamentário, a ausência de investimentos em capacitação técnica e gerencial.

A junção de descontrole financeiro e formação precária, em geral, resulta em dificuldades enfrentadas já no primeiro ano. Como aponta o Sebrae, a falta de clientes, de capital e de conhecimento sobre o negócio está entre os maiores obstáculos para quem está começando a empreender.

No entanto, não são apenas os empresários iniciantes que enfrentam dificuldades com a gestão de suas finanças. Os que já estão no mercado têm que lidar com imensas barreiras, principalmente no que diz respeito ao controle do fluxo de caixa da empresa, que mal gerenciado faz com que a empresa não consiga cumprir seus compromissos com fornecedores e funcionários, levando a inadimplência, principalmente,  em tempos de recessão.

Diante de tantos obstáculos e da rotina extremamente corrida, os gestores das empresas acabam deixando de atentar para métodos até simples, mas que poderiam ser úteis para evitar problemas com o capital de giro e a lucratividade.

Você se identifica com esse quadro e quer mudar o panorama do seu negócio?

Se sim, prossiga na leitura e veja como o controle mais eficiente do dinheiro que entra e sai pode significar dias menos difíceis em sua empresa. Ao longo deste artigo, você vai conhecer:

• o significado de orçamento empresarial;
• motivos para montar e aperfeiçoar mecanismos de controle;
• benefícios para as empresas;
• razões para contratar uma assessoria empresarial.

Tenha uma excelente leitura!

Em uma definição resumida, orçar as receitas e despesas em uma empresa significa projetar todas as entradas e saídas de recursos em prazos determinados. Em geral, as empresas que adotam o planejamento financeiro possuem uma maior interação entre os membros da equipe, visto que há domínio sobre o resultado final projetado, com os recursos fielmente alocados de acordo com a estratégia financeira elaborada.

Para o pequeno e médio empresário, esse orçamento é basicamente caseiro, mas não menos importante. Em uma empresa de maior porte, o responsável pela elaboração do orçamento é o departamento financeiro, mas nos menores empreendimentos muitas vezes é o empresário que acaba assumindo essa responsabilidade.

Nesse ponto, você não deve realizar o orçamento empresarial com base exclusivamente em suas necessidades e visão do negócio. O processo deve ser conduzido com o respaldo de toda a sua equipe, primeiro para maior interação e credibilidade do plano de ação e segundo para que o orçamento seja mais seguro e considere pontualmente os custos de cada atividade da empresa.

É justamente nessa antecipação aparentemente exagerada que mora o problema para o pequeno empresário. Afinal, se nem mesmo os gastos de um mês estão controlados, como saber o que será da empresa daqui a 1, 2 ou 5 anos?

A resposta para essa dúvida está em uma observação simples: é preciso dar um passo de cada vez.

Se suas finanças já têm algum tipo de controle e você vislumbra a possibilidade de avançar no planejamento estratégico, ótimo. Nesse caso, as informações que temos aqui serão úteis para aperfeiçoar os métodos que você de certa forma já conhece.

Por outro lado, se o caos financeiro está predominando, então o ideal é começar devagar, atacando os pontos básicos.

Em primeiro lugar, é muito importante cultivar o hábito de registrar diariamente todo o fluxo financeiro.

“Ora, mas minha empresa não vende tanto assim. Tem dias em que realmente não acontece nada!” Essa é uma observação que faria sentido, mas só até certo ponto. Vamos tentar dizer de forma rápida por que se trata de uma meia verdade.

A importância de acompanhar as finanças diariamente

Sua empresa pode até não fazer nenhuma venda em um dia, mas dizer que não houve movimentação financeira é um grande erro. Existem indicadores macroeconômicos que fazem seu negócio ganhar ou perder dinheiro sem nem mesmo você perceber.

Quer um exemplo? A cotação do dólar.

A variação cambial exerce influência direta no preço dos insumos, das mercadorias e dos serviços. O transporte, por exemplo, tem seu preço diretamente afetado pela valorização da moeda americana. Esse é um indicador que sofre oscilações todos os dias.

A essa altura, você pode estar pensando que esse tipo de informação não é útil para quem tem que lidar com diversas frentes ao mesmo tempo. Pode até mesmo pensar que é assunto para economistas, mas não é bem assim.

Quer um outro índice que provoca alterações em suas finanças, mesmo nos dias em que nada acontece? A depreciação patrimonial. Máquinas e veículos podem sofrer a chamada desvalorização acelerada, percebida quando são utilizados full time, ou seja, 24 horas por dia.

Outro fator que exerce influência direta sobre o dinheiro de sua empresa diuturnamente são as constantes mudanças nas leis tributárias. Todos os dias, os empresários brasileiros são “bombardeados” com mudanças fiscais que os forçam a adaptar suas operações para, pelo menos, reduzir perdas.

Nesse sentido, contar com um planejamento tributário eficiente é primordial para a saúde financeira do negócio, não só adaptando a empresa as mudanças da legislação e do mercado, como também ajustando processos e prevenindo contra fiscalizações.

Poderíamos estender a relação de motivos para você acompanhar suas finanças todos os dias, no entanto, o mais importante é que você perceba que não pode ficar parado enquanto tanta coisa está acontecendo.

Sendo assim, podemos dar outros bons motivos para que sua empresa passe a ter no orçamento uma ferramenta de controle e gestão.

Por que fazer um orçamento empresarial?

Acabamos de ver que nenhuma atividade fica imune às oscilações do mercado, principalmente nos períodos em que não está vendendo.

Os indicadores macroeconômicos, por si só, já provocam alterações nas finanças das empresas, mesmo contra a vontade de seus donos.

Você pode até não acompanhá-los com frequência, mas saiba que eles estarão sempre ali, gerando perdas ou mesmo ganhos para seu negócio.

Contudo, nem toda empresa vive no marasmo, concorda? Felizmente, há muitos negócios que estão prosperando nesse imenso Brasil. Por isso, estão movimentando a economia, gerando empregos e ajudando cidades e regiões a se desenvolverem. Nesse aspecto, ganham destaque as Pequenas e Médias Empresas (PME), as maiores empregadoras do país, ao lado do agronegócio.

Seria ótimo se toda empresa que estivesse vendendo bem só precisasse se preocupar com o dinheiro que entra.

Contudo, a boa performance comercial implica assumir responsabilidades, o que significa gastar mais dinheiro. Quanto mais seu negócio lucrar, mais impostos deverá pagar, o que pode até motivar a contratação de uma consultoria tributária.

Além disso, em fases de expansão, você precisará contratar mais pessoas, o que significa mais custos com encargos trabalhistas e com processos seletivos.

Esses são alguns dos motivos que tornam o orçamento um ponto de apoio para a tomada de decisões importantes.

Imagine que você está indo bem nos negócios e resolve contratar mais empregados com base apenas em estimativas. No longo prazo, uma contratação gera um impacto financeiro que não pode ser mensurado sem uma análise bastante cuidadosa.

Entretanto, você não pode confundir orçamento com metas, pois na perspectiva das despesas quanto menos gastamos, sem prejudicar a empresa, melhor. E quando tratamos das receitas, devemos definir metas superiores aos valores orçados, para que sejam desafiadoras e a empresa cresça além do esperado.

Ficou mais claro para você o quão importante é cuidar do seu orçamento?

Quais são os benefícios para a empresa?

Você deve ter percebido que orçar custos e receitas pode ter pesos distintos, dependendo do nível de organização financeira que a empresa já tenha à disposição.

Como toda prática empresarial, a elaboração de estimativas financeiras está sujeita a modificações, ou seja, pode ser aperfeiçoada com o tempo ou mesmo completamente substituída por outras mais efetivas.

Por isso, independente do tamanho da empresa, o orçamento não deve engessá-la. Assim como as despesas e receitas devem ser periodicamente revistas, as metas correspondentes devem ser analisadas com considerável antecedência em relação à data de sua realização.

Essa flexibilização é importante para que a empresa mude os rumos do plano ou ajuste procedimentos, mas eventuais mudanças devem ser avaliadas de maneira criteriosa e controlada, para que você não perca o controle e se instale o caos financeiro.

De qualquer forma, é importante destacar os benefícios e desafios percebidos conforme o grau de maturidade apresentado pelo controle orçamentário nos negócios:

Para quem está começando

Empresas que estão no início de sua jornada não têm no controle das finanças uma referência para a tomada de decisão. Nessa etapa, o orçamento tem um papel de guia, ou seja, é como se fosse um mapa a ser consultado enquanto as operações vão acontecendo.

Na falta de relatórios contábeis que sirvam de parâmetro, você poderá utilizar softwares de gestão com controle financeiro ou mesmo planilhas, nas quais os dados mais relevantes poderão ser lançados para efeito de contabilidade gerencial.

Assim, para negócios que ainda não fazem o controle do orçamento ou que estão começando, a maior vantagem de um orçamento é que ele serve como guia para orientar sobre o que fazer.

Para quem já utiliza

Já nas empresas que contam com mecanismos de controle das finanças, o desafio é encontrar métodos que sejam ainda mais eficazes. Como geralmente já têm profissionais dedicados às tarefas relativas à parte financeira e os gestores participam ativamente dos processos, é normal haver uma certa acomodação com os resultados, por se entender que as finanças já estão “up-to-date”.

Portanto, para negócios que estão em fase intermediária nos seus processos orçamentários, o benefício em incorporar novas práticas é permitir a escalabilidade. Assim, a empresa ganha a capacidade de fazer mais gastando menos.

Para quem é expert

Se nos negócios que não contam com ferramentas de controle de orçamento empresarial o problema é a falta de informação, nas empresas que já estão avançadas o problema pode ser o excesso.

Nesse perfil de empresa, é comum haver equipes destacadas apenas para coletar e avaliar dados financeiros baseados nos Balanços Patrimoniais, DREs e relatórios contábeis em geral. Assim, o volume de informação manipulado vai se agigantando com o tempo.

Nesse caso, uma nova abordagem ao tratar do orçamento pode prevenir contra a ultraespecialização, fenômeno que torna as operações cada vez mais complexas. A vantagem direta é a simplificação de processos, o que representa ganhos em agilidade.

Como montar um controle financeiro rápido?

Embora as ferramentas de controle financeiro, como acabamos de ver, possam ser aperfeiçoadas por todos os tipos de empresa e ajudar a superar desafios distintos, é nas organizações sem controle que os maiores cuidados devem ser tomados.

Aqui, o apoio de uma assessoria contábil experiente poderá ser o divisor de águas para sua empresa, pois uma Contabilidade sólida é pré-requisito para um controle financeiro eficiente, visto que um empreendimento sem o registro contábil de suas atividades e um controle minucioso das despesas e receitas fica sem parâmetros de gestão, instalando-se um verdadeiro caos gerencial.

Como o controle financeiro não é uma atividade das mais animadoras, muitos empreendedores optam por deixar em segundo plano, para focar no dia a dia comercial do negócio. Entretanto, o controle é uma ferramenta imprescindível que ajuda o negócio prosperar e evita que o empresário tenha surpresas que façam o negócio sair dos trilhos.

O foco aqui é buscar meios de maximizar os lucros, sobretudo, controlando os custos e minimizando os riscos decorrentes da própria atividade econômica da empresa. Com o registro das despesas e a classificação correta, você terá condições de avaliar gastos desnecessários e que não geram eficiência.

A grande interrogação que se coloca é: como começar? Para essa dúvida, a resposta está na simplificação. Sendo assim, comece pelos seguintes passos:

Apure tudo que sua empresa ganha

Pode parecer muito difícil, afinal, quando o cenário financeiro não está organizado, a tarefa de saber de onde vem o dinheiro é justamente a mais trabalhosa e a mais difícil de ser encarada de frente.

No entanto, sem saber exatamente quais são as fontes dos seus rendimentos, não será possível organizar as finanças, concorda?

Uma dica que pode ser útil é organizar seus ganhos por categorias, que podem ser:

• investimentos — se sua empresa tem algum ativo investido, apure quanto está rendendo;
• vendas — em relação às vendas, é importante que você apure o lucro líquido, ou seja, o que sobra depois de pagos os custos das mercadorias, serviços e impostos;
• ativos imóveis — valores recebidos a título de aluguel devem ser contabilizados.

Organize os custos fixos

Agora é o momento de colocar na planilha todos os custos com os quais sua empresa deve arcar e que não variam no longo prazo.

Você deve adotar uma estratégia eficaz e planejada diminuindo ao máximo os custos fixos, tornando-os eventuais ou eliminando-os.

Entre os custos fixos mais comuns no meio empresarial, destacamos:

• salários;
• aluguéis;
• taxas e tarifas bancárias;
• prestadores de serviços;
• seguros;
• advogados.

Perceba que a ideia é elencar os custos fixos de maneira que você saiba de quanto sua empresa precisa para dar conta deles em uma estimativa mais ou menos permanente.

No entanto, alguns deles poderão apresentar variações, dependendo do período de tempo considerado, dos investimentos que você fizer e outros fatores.

Elenque os custos variáveis

Os custos variáveis se diferenciam dos custos fixos por um fator fundamental: eles oscilam conforme sua empresa produz mais ou menos.

Embora existam despesas normalmente categorizadas como fixas que também apresentam variações em função do aumento na produção, existem outras que são mais diretamente afetadas. São elas:

• insumos;
• água, luz e gás;
• comissões;
• transporte;
• impostos;
• marketing;
• trabalhadores temporários;
• fornecedores.

Preveja despesas isoladas

Lembra que falamos lá no início sobre depreciação do patrimônio? Os equipamentos que seu negócio usa para fabricar mercadorias, para prestar serviços ou apenas para operacionalizar tarefas sofrem desgastes que impõem sua reposição.

Isso inclui, por exemplo, possíveis gastos isolados ao longo de um ano ou períodos maiores e que devem ser previstos, tais como:

• obras;
• reparos ou compra de veículos;
• mobiliário;
• computadores.

Como categorizar orçamentos por atividade?

Agora que você já tem um ponto de partida, a missão de organizar seu orçamento fica menos complicada, certo?

Provavelmente, agora você deve estar percebendo que cada frente de atuação de sua empresa vai exigir um cálculo específico do que gasta e do que gera de receitas.

Afinal, o orçamento para o seu setor de pessoal é diferente do que é destinado ao setor de vendas.

Se sua empresa ainda não monta suas planilhas orçamentárias de acordo com esse método, pode utilizar a divisão por receitas e despesas sugerida acima e montar uma planilha para cada setor.

Algumas sugestões de orçamento nesse sentido:

• recursos humanos;
• vendas e marketing;
• investimentos e ativos financeiros;
• custos operacionais fixos;
• custos operacionais variáveis.

Resumindo, considere cada um desses segmentos de forma isolada, categorize receitas e custos próprios e monte em separado o orçamento para cada um.

Quais são os métodos mais utilizados?

Até agora, você viu como elaborar um orçamento considerando a falta de ferramentas de gestão. Caso se sinta seguro o bastante, você pode avançar no tema, utilizando os métodos empregados pelos profissionais mais experientes. De forma resumida, são eles:

Orçamento base zero

Considerado um modelo “agressivo” de montagem de orçamentos, o OBZ, como também é conhecido, tem como premissa a readequação de todos os setores de uma empresa.

A gestão vai definir um modelo orçamentário ideal, com limites para gastos estipulados por setor. Após essa definição, cada departamento da empresa terá que apresentar suas respectivas propostas orçamentárias, que deverão se ajustar aos novos limites.

Tudo que for supérfluo deverá ser eliminado, de maneira que cada segmento só gaste o estritamente necessário.

Orçamento matricial

Já o orçamento matricial segue uma lógica um pouco diferente. Nesse método, as finanças se organizam conforme o cruzamento de dois eixos, tal como em uma matriz matemática.

No eixo vertical, encontram-se os custos comuns a todos, enquanto no horizontal são dispostos os setores da empresa.

É mais utilizado por empresas que não têm o controle das finanças centralizado, por permitir que cada setor seja responsável pelos seus gastos.

Orçamento forecast

Empresas que estão começando as suas atividades não podem recorrer ao orçamento forecast, uma vez que é baseado em dados passados.

Pela avaliação dos Balanços Patrimoniais anteriores, a empresa que utiliza esse método poderá manter resultados positivos em períodos localizados. Assim, poderá realizar ajustes orçamentários de acordo com a performance, conforme seus relatórios apontarem.

Por exemplo, uma empresa vendeu bem no mês de maio de 2018 e deseja repetir a performance em 2019. Para isso, com base no forecast, resolve que vai diminuir os gastos nos meses de novembro e dezembro, quando tem um volume de vendas maior.

Orçamento colaborativo

Em alta nas empresas com organização horizontal, o orçamento colaborativo, na verdade, representa mais uma mudança de cultura da empresa do que um método de controle.

Com ele, a descentralização toma a dianteira nos processos de elaboração, aprovação e controle das finanças. Todos os colaboradores são, de certa forma, responsáveis pelo seu planejamento e execução.

Orçamento histórico

Há quem compare o Orçamento Base Histórica (OBH) ao forecast, em função do ponto de partida que ambos adotam para sua elaboração. Embora os dois considerem os resultados passados como parâmetro para tomadas de decisão, na versão histórica a pegada é mais abrangente.

Pode-se dizer que, ao utilizar o OBH, a empresa adota um planejamento financeiro que contempla o exercício inteiro. O mesmo não acontece com o orçamento forecast, mais utilizado para cumprir metas mais específicas.

Por que contratar uma empresa?

Um dos principais desafios que empresas em crescimento enfrentam ao expandir suas operações é dar conta de uma estrutura de gestão que atenda às novas demandas.

Esse é um cenário comum, por exemplo, em empresas familiares que crescem com base na força de trabalho de seus criadores e muito conhecimento técnico.

A gestão amadora não chega a ser um problema no começo, mas a partir de um determinado momento não é possível manter-se competitivo sem profissionalizar a administração.

Nesse ponto, existem basicamente duas alternativas:

Formar uma equipe própria

A decisão por formar um time de profissionais de gestão que seja contratado diretamente pela empresa pode ser indicada para quem ainda não tem operações suficientemente estruturadas. Assim, ter profissionais que respondam diretamente aos líderes garante o acompanhamento mais de perto, considerando a implementação de um novo projeto de gestão profissional.

No entanto, nessa opção você não só foca na realização do controle financeiro, como também deve observar os reflexos de uma relação trabalhista, que se mal administrada podem prejudicar o resultado do trabalho.

Mudanças de rumo tornam-se mais complicadas quando os profissionais responsáveis pela gestão financeira são contratados diretamente. Embora seja sempre possível corrigir as falhas, o que se percebe em geral é que as pessoas de dentro da empresa tendem a encurtar sua capacidade de perceber em que ponto estão errando.

Há, inclusive, organizações que contratam auditorias internas, de tão comprometidos que estão seus processos. Outras chegam a ir mais fundo, convocando os serviços de assessoria empresarial para uma completa reformulação.

O que se pode dizer é que a formação de um setor inteiro dedicado a cuidar das finanças é uma tarefa de grande responsabilidade e que deve ser delegada apenas a profissionais com ampla experiência.

Recorrer ao outsourcing financeiro

Contratar pessoal próprio para cuidar da parte financeira, em empresas com pouca ou nenhuma infraestrutura nesse segmento, é um risco desnecessário. Vimos que controlar o orçamento é uma tarefa de relativa complexidade e que não dá margem para erro.

O desafio de implementar uma gestão profissional nas finanças tem seus riscos minimizados quando sua empresa adota o outsourcing, ou a terceirização, como é mais conhecida.

Isso significa que uma outra empresa, com mais estrutura e conhecimento, ficará responsável por cuidar do controle orçamentário de forma profissional.

É o caso da Lafs Contabilidade, que, ao longo de 20 anos de atuação, desenvolveu métodos e tecnologia própria para dar conta das necessidades das empresas parceiras.

As duas principais vantagens de ter como aliada uma empresa de reconhecida credibilidade são a relação custo-benefício e a certeza de ter pessoas altamente especializadas dedicadas somente a cuidar da parte financeira. E o melhor de tudo: você contará com uma só empresa para lhe apoiar no financeiro, contábil, tributário e jurídico.

A produtividade também é superior, afinal, uma empresa contratada com a finalidade de estruturar o planejamento financeiro e toda a parte contábil tem o olhar treinado. Dificilmente os vícios que profissionais contratados acabam desenvolvendo se repetem quando se recorre ao outsourcing financeiro.

Dá para dizer, sem medo de errar, que o seu orçamento empresarial certamente fica em boas mãos quando a opção é por contratar não trabalhadores, mas especialistas. Independentemente do seu ramo de atuação, prefira ter por perto profissionais que de fato agregam valor.

Faça mais pela sua empresa! Seu negócio pode estar a um passo do crescimento sustentável e seguro. Evite o improviso nos negócios e faça parte das empresas que crescem com controle.

Está nas suas mãos tomar a decisão certa. Entre em contato com a Lafs Contabilidade agora mesmo para realizar seu orçamento empresarial de forma adequada e deixe para trás os tempos do amadorismo financeiro!

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