Como se desenvolve a administração financeira dentro das organizações Quais seus passos?

Atualizado em 29 de dezembro de 2020.

Empreender envolve diversos desafios. Além de uma ideia inovadora, muito trabalho e uma equipe empenhada em desenvolver uma solução eficiente, nenhuma empresa consegue crescer sem condições de financiar suas operações. É por isso que um bom planejamento financeiro é determinante na trajetória de sucesso de qualquer empresa.

Quando bem utilizado, o planejamento financeiro auxilia o empreendedor a estabelecer as metas financeiras de curto e longo prazo que serão estratégicas para alcançar os objetivos do seu negócio, além de servir como base para a tomada de decisões para permanecer no caminho certo.

Mesmo sabendo que é fundamental para o crescimento das empresas, muitas vezes os empresários não dão a devida importância para o planejamento financeiro. A falta de recursos financeiros e a má administração do dinheiro estão entre os motivos que levam as empresas a fecharem ainda nos primeiros anos de vida.

Felizmente, algumas pequenas ações já podem trazer resultados significativos e auxiliar seu negócio a se tornar sustentável no longo prazo. Quer saber quais são? Confira neste artigo como utilizar o planejamento financeiro a seu favor!

Por que você deve fazer o planejamento financeiro?

O planejamento financeiro consiste em uma projeção de receitas e despesas para determinado período, análise do cenário projetado e determinação de metas com base nestas informações.

Assim, a primeira vantagem que ele proporciona para o empreendedor é a clareza em relação a todas as movimentações financeiras, tanto receitas quanto despesas, que a empresa pretende ter em determinado período.

Se essas projeções forem utilizadas em conjunto com uma boa análise de mercado, análise da experiência do cliente ao utilizar o produto/serviço oferecido e alinhamento do cenário com os objetivos da empresa, o planejamento financeiro se torna uma das ferramentas fundamentais na estratégia do negócio.

Tendo receitas e despesas determinadas, o gestor poderá organizar as diretrizes para fazer sua empresa crescer de forma sustentável, desviando do perigo de dificuldades financeiras e de falir. Sabemos que imprevistos podem acontecer e, por isso, estar preparado é fundamental.

Então, é preciso administrar as receitas de modo mais eficaz e entender quanto de recurso será necessário para o pagamento de impostos e outras despesas mensais, além de verificar os gastos e despesas que podem ser cortados ou diminuídos.

Ao identificar um possível aumento no fluxo de caixa, por exemplo, o empreendedor tem a oportunidade de realizar investimentos para aperfeiçoar seu bem-estar financeiro.

O gestor vai entender melhor os seus resultados, trazer objetivos financeiros mensuráveis, controlar as entradas e saídas de recursos e abordar seu orçamento de maneira muito mais dinâmica e eficaz. Ou seja, ter um planejamento financeiro é uma atividade de alta relevância não só para a manutenção do negócio, mas para seu desenvolvimento.

Como fazer um bom planejamento financeiro?

Se você está se preocupando em fazer um planejamento financeiro, já está dando o primeiro passo fundamental! Geralmente, os empreendedores se preocupam em fazer quando vão começar a empresa ou no final do ano, pensando nas metas do ano seguinte, mas você não precisa estar preso a estes períodos. O importante é que ele faça parte das atividades principais da empresa e esteja dentro do cronograma dos gestores. Quer saber como colocar isso em prática? Confira abaixo:

Analise o contexto atual

Não existe nenhuma fórmula pronta ou um conjunto de ações determinado que você precisa adotar para que a sua empresa tenha sucesso. Cada empresa é única, tem o seu próprio contexto e desafios.

Por isso, o planejamento financeiro começa com uma análise detalhada da realidade do seu negócio. Isso envolve não somente as variáveis financeiras (receitas, despesas e custos), mas também o que está relacionado ao seu modelo de negócio — quais são seus diferenciais, as maiores dificuldades, principais concorrentes etc.

Tenha todas estas informações organizadas e acessíveis para as pessoas que são responsáveis pelas principais tomadas de decisão dentro da empresa. É importante que todos estejam com a mesma visão em relação ao contexto que ela está inserida e tenham ações da mesma direção.

Caso não tenha isso facilmente, é o momento de reunir a sua equipe e pensar de forma estratégica no cenário atual de seu negócio. Com certeza, serão identificados pontos que precisam ser melhorados e boas oportunidades de potencializar seus diferenciais frente a concorrência.

Projete cenários possíveis

Sabemos que empreender envolve diversas variáveis e muitas vezes, um cenário incerto em relação ao futuro. Por isso, é importante estar preparado tanto para um futuro favorável para o seu negócio quanto para imprevistos e novos desafios.

Desta forma, o ideal é projetar pelo menos três cenários:

• otimista: se você tiver mais demanda do que tem atualmente, você está preparado para atender aos seus clientes? Conheça a sua capacidade de produção e o quanto o seu time está preparado para acompanhar o crescimento da sua empresa. Saiba os recursos financeiros que precisará para investir neste processo e já tenha o plano de ação se este cenário se realizar;
• realista: sua empresa é sustentável financeiramente para permanecer com o mesmo ritmo se as variáveis permanecerem semelhantes ao que você tem hoje? Mesmo que a projeção não seja de grande crescimento, o planejamento continua sendo fundamental;
• pessimista: quais são os riscos aos quais a sua empresa está exposta? Quais são os principais desafios e concorrentes? Por mais que não seja o cenário que desejamos, é preciso estar preparado para estas situações. Tenha um financeiro organizado e precavido para poder passar por imprevistos sem que prejudique a saúde financeira da empresa.

Estabeleça metas e planos de ação

Depois de analisar o contexto atual da sua empresa e projetar os cenários possíveis, é hora de colocar a mão na massa. Os dois passos iniciais fornecem todas as informações para que os gestores tenham uma base sólida para tomada de decisões.

É o momento de estabelecer metas que sejam condizentes com a realidade da empresa e com os objetivos que se deseja alcançar. Por isso, as metas são acompanhadas de planos de ação, traçados pensando no que é necessário para que elas sejam alcançadas, qual o papel de cada um do time e quem será o responsável por garantir que o resultado seja dentro do esperado.

Reveja periodicamente

Um dos grandes problemas relacionados a planejamentos em geral é que eles são facilmente esquecidos depois de feitos. Um planejamento financeiro só será efetivo se ele for acompanhado e revisto periodicamente.

Quais as ferramentas para auxiliar o planejamento financeiro?

Um planejamento financeiro efetivo reúne um conjunto de ações e controles, desde acompanhar contas até preparar orçamentos, visando sempre o monitoramento e melhor desempenho das finanças da empresa.

Portanto, as ferramentas utilizadas podem variar de negócio para negócio, mas, em geral, é preciso pelo menos a gestão do fluxo de caixa e a determinação do orçamento da empresa. São esses fatores, principalmente, que vão permitir que sejam desenhados roteiros de metas e objetivos a serem conquistadas, além de compreender quais ações devem ser tomadas para a execução desses propósitos.

Por isso, nesse processo é importante criar cronogramas, documentar informações, definir métricas e outras ações para garantir que ele esteja sendo colocado em prática. Lembrando da projeção dos cenários, é no dia a dia que se confirma qual deles se aproxima mais da realidade e se adapta aos planos de ação para que o resultado seja atingido.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que ajuda a acompanhar todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa por determinado período de tempo, sendo fundamental para um bom controle financeiro. Com isso, é possível não somente compreender sua capacidade de honrar os compromissos imediatos assumidos, como também fazer projeções para a análise de diferentes cenários.

A utilização do fluxo de caixa gera diversos benefícios para a empresa, além do controle financeiro. Ele auxilia no processo de tomada de decisões ao fornecer informações, como fonte das receitas e principais gastos, possibilitando que ações sejam tomadas visando o ganho de eficiência.

Além disso, ele serve como uma base fundamental para o planejamento financeiro, pois torna mais fácil estabelecer metas de receita, medir os resultados e também fazer a gestão de caixa para pagamento de todas as despesas.

Quer saber mais sobre fluxo de caixa? Preparamos um artigo completo para te ajudar! Aprenda sobre a importância do fluxo de caixa e como ele pode ser utilizado na sua empresa.

Orçamento

Mais próximo da realidade de muitos empresários, o orçamento é outra excelente ferramenta para controlar as finanças de forma descomplicada e auxiliar no planejamento financeiro. Com ele, a empresa pode planejar os recursos disponíveis para produtos, serviços, unidades, setores, projetos ou processos específicos, garantindo que suas equipes e gestores os utilizem com consciência e não prejudiquem as finanças da empresa agindo de forma isolada.

Planejamento e integração entre todas as áreas fazem parte de um bom planejamento, pois ele envolve decisões de alocação dos recursos da empresa entre despesas, custos e investimento. Então, ele deve seguir a estratégia da empresa e ser adotado por todas as áreas.

Além disso, é preciso lembrar que não basta apenas fazer o orçamento, por fazer parte do planejamento, o acompanhamento periódico do que foi realizado versus o que tinha sido planejado deve ser realizado para que, por meio da análise da realidade da empresa, decisões sejam tomadas com mais embasamento. O cenário financeiro, neste caso, permite verificar se a empresa está caminhando da forma como gostaria ou se mudanças serão necessárias para que os objetivos sejam alcançados.

Uma ótima opção de software para Gestão Orçamentária é o Treasy. Com ele é possível construir um orçamento empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e podendo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos.

Além do controle de fluxo de caixa e do orçamento, o gestor pode aproveitar os benefícios de um software de gestão financeira para organizar de maneira mais adequada as finanças da empresa, e pode também contar com o auxílio de uma empresa especializada nos serviços de contabilidade para o porte de seu negócio.

A opção por terceirizar as análises e registros contábeis pode ajudá-lo a diminuir os processos dentro da sua empresa e otimizar o planejamento. Lembre-se sempre de que realizar uma ótima gestão de finanças é algo essencial para os negócios.

Se o gestor tem em sua rotina práticas que o abasteçam com informações precisas e valiosas sobre a saúde financeira de seu negócio, ele terá muito mais precisão na hora de saber o que fazer para que o empreendimento prospere e evitar os riscos de mercado.

E o primeiro passo para assegurar que seu planejamento financeiro vai ser cumprido da melhor forma possível é se cercar dos melhores profissionais, de modo que o cenário atual seja percebido com muita sensatez e acerto, e para que se tenha um plano personalizado para o seu negócio, com metas bem esquematizadas.

Como analisar a situação financeira atual da empresa?

Conhecer profundamente as finanças da sua empresa é algo indispensável para ter uma gestão eficiente. Com dados concretos em mãos, é possível realizar um planejamento financeiro estratégico que auxiliará na tomada de decisão. No entanto, como fazer essa análise corretamente? Os principais passos são os seguintes:

• verifique a rentabilidade do seu negócio: a rentabilidade informa a viabilidade do seu negócio e qual o seu potencial de retorno sobre o capital que foi investido;
• analise o faturamento bruto líquido: o bruto refere-se à soma de todos os ganhos da empresa em um determinado período. Já o líquido corresponde ao valor que sobrou após a redução de todos os custos;
• não esqueça dos custos fixos e variáveis: refere-se a todos os gastos necessários para o bom andamento do negócio;
• avalie o nível de endividamento: para chegar ao resultado, você precisa dividir o total de passivos pelo total de ativos e, por fim, multiplicar por 100 para identificar o percentual;
•  observe o ticket médio dos seus clientes: trata-se do valor médio gasto por cada cliente.

Como o planejamento financeiro ajuda na tomada de decisões?

Com um planejamento financeiro bem definido, você consegue definir suas metas com mais precisão, na certeza de que direcionará a sua empresa para o caminho certo. Além disso, o empreendedor consegue ter uma maior noção em relação às movimentações financeiras da empresa, tanto despesas quanto receitas. Dessa forma, fica muito mais fácil de realizar projeções que possibilitarão futuros investimentos.

Com os dados corretos em mãos no que diz respeito a quanto entra e quanto sai do caixa da empresa, o gestor consegue criar e organizar diretrizes que ajudarão a empresa a crescer de maneira sustentável, evitando problemas financeiros muito comuns que interferem no bom funcionamento do negócio no mercado.

Que imprevistos podem acontecer, isso não é segredo para ninguém. Por essa razão, é importante se preparar para encarar os momentos difíceis com mais tranquilidade. O planejamento financeiro também visa suprir essa necessidade da empresa, uma vez que o gestor pode criar uma reserva de emergência para usá-la somente em casos excepcionais.

Como separar os gastos pessoais dos da empresa?

Separar os gastos pessoais dos empresariais é uma premissa básica para quem deseja ter um negócio de sucesso. Fazer essa mistura prejudica não só o fluxo de caixa, mas também o próprio dono da empresa, o qual dificilmente poderá afirmar, com certeza, se conseguirá arcar com os seus compromissos no final do mês, pois não há um controle eficiente nesse quesito.

O primeiro passo é definir o pró-labore do gestor. Quanto a empresa consegue pagar a ele mensalmente? Afinal, de nada adianta também definir um salário altíssimo. É preciso ter consciência de que, principalmente no início das atividades, o gestor deverá se contentar com uma quantia menor. Depois, de acordo com o crescimento da empresa, ele poderá definir um valor maior como salário mensal.

Também é importante ter contas bancárias distintas. Assim, fica mais fácil de acompanhar os lançamentos nos extratos, os gastos realizados e os pagamentos recebidos. No que se refere aos efeitos fiscais, essa prática é muito benéfica, pois facilita a declaração do Imposto de Renda.

Como analisar o fluxo de caixa?

Entre as principais maneiras de analisar o fluxo de caixa podemos citar:

• análise vertical: nessa análise é verificado onde o volume de receitas e despesas está mais concentrado;
• análise horizontal: nesse caso, existe a possibilidade de criar uma análise por períodos, a fim de avaliar a evolução das contas a pagar e a receber em um período determinado.

Nesse momento, você pode fazer uso de alguns indicadores para otimizar a análise do fluxo de caixa, tais como:

• Margem Bruta: índice que informa o quanto a empresa ganha com a venda de seus produtos. Visando medir o quanto a organização obtém com cada venda efetuada — ou seja, permite medir a rentabilidade;
• Margem Operacional: indica quais operações estão dando resultados, ou seja, ele diz se a atividade do seu negócio é saudável ou não. Para chegar ao resultado, você precisa diminuir o resultado bruto pelas despesas operacionais;
• Geração de Caixa: esse indicador informa se sobrou dinheiro no caixa da empresa ou não. Por meio dele, é possível conhecer o saldo em conta e verificar se a empresa terá condições de sobreviver nos próximos meses, independentemente da situação econômica do mercado. Para saber seu resultado, é preciso subtrair todas as saídas pelo resultado operacional.

Quais indicadores financeiros acompanhar?

Existem vários tipos de indicadores que a sua empresa pode utilizar. No entanto, alguns deles podem ser usados em qualquer segmento. Conheça os principais:

• Retorno sobre o Ativo (ROA): indica se a empresa é rentável em relação aos seus ativos — cálculo: ROA= Lucro Operacional / Ativo Total Médio;
• Retorno sobre o Investimento (ROI): indica o quanto a empresa ganhou ou perdeu em seus investimentos — cálculo: ROI= (Ganho Conquistado – Investimento Inicial) / Investimento Inicial;
• Retorno sobre o Patrimônio (ROE): indica se o negócio é capaz de agregar valor com recursos próprios — cálculo: ROE= (Lucro Líquido / Patrimônio Líquido) x 100;
• Margem Operacional: é o valor que resta do orçamento da empresa após diminuir todas as despesas operacionais, com exceção do Imposto de Renda — cálculo: Margem Operacional = (Lucro Operacional / Receita de Vendas) x 100;
• Margem Líquida: indica a porcentagem de capital de terceiros em relação ao patrimônio líquido — cálculo: Margem Líquida = (Lucro Líquido / Vendas) x 100.

É melhor focar no caixa ou no lucro?

Principalmente quando a empresa ainda está no início de suas atividades, é importante que o gestor foque no caixa. Dessa forma, é possível acumular recursos para investir no desenvolvimento e crescimento do negócio. À medida que a empresa vai ganhando força no mercado, é possível fazer uma gestão mais ampla, dando uma atenção especial aos lucros — mas claro, sem deixar o caixa de lado.

Lembre-se: uma empresa sem caixa é uma empresa falida, pois sem ele não é possível arcar com os compromissos mais básicos, como aluguel, direitos trabalhistas etc. Agora, sem lucro, a empresa até consegue sobreviver por um determinado tempo, desde que seus gestores tenham consciência da importância de evitar gastos desnecessários.

Agora que você já sabe a importância do planejamento financeiro e como deve ser feito, é hora de colocar em prática! Saber para onde os recursos devem ser direcionados é fundamental para quem quer fazer sua empresa crescer, e o planejamento é o primeiro passo para alcançar esse objetivo.

Agora que você já entendeu a importância do planejamento financeiro, aproveite a oportunidade para conhecer a importância de saber calcular o ponto de equilíbrio financeiro. Boa leitura!

Comentários

Como se desenvolve a administração financeira dentro das organizações?

Quais são as etapas da administração financeira?

Como uma empresa pode melhor desenvolver a sua administração financeira?

Quais as atividades da administração financeira de uma organização?