Lista para organizar festa de aniversário

Princípios básicos para organizar festa de aniversário:

•  orçamento x verba que você dispõe para a festa. Monte uma lista com todos os itens que você deseja, os necessários e os supérfluos, tudo! Depois você vai cortando o que achar desnecessário.
•  lista de convidados (a partir dela vamos definir local da festa, quantidade de convites, lembrancinhas e o menos importante os comes e bebes)

Comece a organizar a festa de 3 a 4 meses antes da festa. Faça uma lista de tudo que precisa resolver:

•  data da festa;
•  local da festa (reservar data e horário);
•  lista de convidados;
• preparativos: opção 1) vai contratar buffet? ou opção 2) você vai: a) colocar a mão na massa e fazer tudo com o maior amor do mundo para seu filho, b) sabe que vai se estressar, e chorar achando que tudo vai dar errado quando estiver chegando a data, mas vai persistir em preparar cada detalhe com carinho, c) contar com a colaboração do pai, tias e avós, d) todas as alternativas estão corretas? Eu vou de opção 2 e se você também escolheu essa alternativa, siga lendo. Caso tenha escolhido a primeira alternativa, pule três casas;
•  escolha o tema da festa. Esse é um item importante, é ele que vai dar o tom harmônico do evento;
•  faça uma lista com tudo o que vai precisar comprar e/ou alugar. Minha lista master-básica-resumida: convite, lembrancinha, bolo, docinhos, salgados, refri, cerveja (opcional), pratinhos, copos, garfinhos, toalha da mesa de bolo, toalhas de mesa convidados, enfeites/decoração, bexigas, recreação/animação (para festas com crianças), foto, filmagem, garçom, recepcionista, música.

Sobre fotos e filmagens:

Eu não gosto muito de filmagens de eventos. Acho caríssimo e desnecessário. Pense em algum evento seu que foi filmado (estou pensando no meu casamento), agora pense em quantas vezes você assistiu ao vídeo (se assisti três vezes, foi muito), fora que eu acho muito constrangedor ir na casa de alguém e ser obrigada assistir a um vídeo desses. Na boa, não gosto. Mas eu AMO fotos, adoro clicar e ser clicada. E faço parte do grupo que manda revelar, faz álbum, que fica folheando depois, adoro! E se eu for na sua casa, vou adorar ver o álbum do seu filho, assim como vou adorar mostrar o do meu também. Então se você achar muito necessário filmar, acho que vale uma filmagem mais caseira do que gastar uma fortuna com um profissional. 

Faltando dois meses para o evento, é preciso encomendar/finalizar os convites. A entrega deve ser feita com pelo menos um mês de antecedência. Eu sou da era do papel, portanto vou fazer questão de produzir algo lindo para entregar em mãos para cada convidado. Não enviarei convite por e-mail, facebook, não vai ter nada disso de era digital, não!!! Recuso-me. Pelo menos não para esse primeiro ano do meu Ben.

Para calcular o consumo de comida e bebida, considere o tempo de duração da festa e faixa etária dos convidados. AQUI, o site da revista Crescer ajuda a calcular a quantidade de comida e bebida de acordo com a quantidade de convidados.

O consumo médio por pessoa é:

Bolo 70g
Doces 6 unidades
Salgadinhos 10
Refrigerante 500 ml
Cerveja 2 latas

Usei a calculadora da Crescer para uma festa com 50 pessoas e ficou assim:

Bolo 3,5 kg
Doces 6 unidades / por pessoa
Salgadinhos 10 unidades / por pessoa
Refrigerante 2 latas ou 500ml / por pessoa
Cerveja 75 latas / total

Feito essa conta, calcule ainda que 30% dos convidados podem não comparecer ao evento.

Muita coisa, né? É importante organização. Por isso, preparei um check list para seguir e, ajudar as mães que estão na mesma preparação que eu. Para baixar o arquivo basta clicar aqui. Essa é uma lista básica que pode ser aprimorada depois. Inclusive, aceito sugestões, dicas, indicações, TUDO sobre festas infantis.

Entender como organizar uma festa de aniversário passa longe de ser uma tarefa fácil, afinal, exige preparativos planejados com antecedência para que tudo saia exatamente como o imaginado. É necessário ter paciência e muita dedicação para fazer com que tudo saia nos conformes.

Pensando nisso, mencionamos neste artigo algumas dicas de como preparar uma ótima festa de aniversário e como contratar uma empresa de serviços corporativos pode ajudar, e muito, nessa função. Acompanhe!

Lista de convidados

A lista de convidados é sempre o mais complicado processo em planejar uma festa. É necessário saber o número de pessoas para definir exatamente a quantidade de comida e bebida. Além disso, é preciso saber a quantidade exata de pessoas para saber o tamanho do local e os gastos gerais.

Até nessa hora, uma empresa que sabe como organizar uma festa poderá ajudar. Afinal, sabe qual a melhor ordem de iniciar uma lista de convidados e como eliminar da lista pessoas que talvez não tenham tanta importância assim.

Espaço fechado para a festa de aniversário

Ao contratar um espaço de eventos, há a grande vantagem de realizar a festa em um local fechado. Isso significa que independente de como o esteja o clima no dia da festa, não há riscos de ninguém se molhar, ou passar frio ou calor, por exemplo. Tudo isso fica sempre sob controle, incluindo a segurança do local e o controle de convidados.

Além disso, esses locais sempre dispõem de cozinhas para organizar a montagem dos pratos e preparação das bebidas, além de banheiros extremamente limpos e equipados para receber diversas pessoas no decorrer da noite.

Além disso, um espaço fechado disponibiliza de garantias e até mesmo músicos locais, como os DJs, para embalar os convidados durante toda a cerimônia e na hora da dança também.

Cardápio

Uma boa festa precisa de um bom cardápio. Portanto, ao contratar quem sabe como organizar uma festa, é possível ter mais clareza de cardápio para receber todos os convidados da melhor maneira possível. Para montar um cardápio, é necessário observar o horário e estilo da festa, além da estação do ano em que ela irá ocorrer.

Caso a festa seja no horário do almoço, é possível optar por um churrasco, por exemplo. Nas épocas mais quentes do ano, dependendo da festa de aniversário, é possível disponibilizar bebidas como cerveja, refrigerantes, caipirinhas, etc. Se for no inverno, vinho, uísque e licor são as bebidas mais populares.

Decoração

Além da recepção, que é importantíssima em uma festa, a decoração é o toque especial que faz com que todos fiquem extremamente surpresos. Justamente por isso ela deve ser preparada com muita atenção em cada um dos mínimos detalhes.

Se a festa for jovem, divertida e espontânea, a decoração pode ser temática. A festa temática pode ser de algum músico, banda, cinema ou qualquer coisa que seja do gosto do aniversariante.

Além disso, as festas adultas também merecem decorações estonteantes. É possível apostar em um degradê de cores e planejar a decoração a partir disso. Dentro desse degradê entram as toalhas, lembrancinhas, enfeites, entre outros.

Uma tendência extremamente elegante e que cai super bem em qualquer ocasião são os arranjos florais.

Antes de começar

Antes de começar a festa, é importante lembrar-se de acertar com a casa de eventos os seguintes detalhes que são de extrema importância:

•       Data e horário;
•       Preço total e;
•       Disponibilidade do espaço.

Além disso, como falado anteriormente, é de suma importância levar em consideração aspectos como segurança, estrutura adequada, espaço fechado para a festa, garantias e a possibilidade de realizar a festa independente do clima.

Dicas para contratar um ótimo espaço de evento

•       Planeje com antecedência: Não faça contratações sob pressão ou com pressa. É sempre válido pesquisar os melhores profissionais com antecedência. Além disso, quanto mais detalhes têm a festa, mais tempo de planejamento ela exige;
•       Pesquisa: Pesquisar bastante é muito importante. Além de encontrar um profissional que atue com excelência, é necessário comparar os ambientes e benefícios disponibilizados por cada um;
•       Referências: Procurar por referências de outras festas que a empresa já realizou é extremamente importante para ter uma noção real de como será o serviço prestado. Verificar se não houve problemas e se a empresa é confiável garante meio caminho andado;
•       Cardápio: Para não haver grandes decepções com o cardápio, é válido solicitar uma degustação prévia do menu escolhido. É sempre importante se certificar de que o cardápio é agradável não só para o paladar do aniversariante, mas também agradável ao paladar dos convidados;
•       Modo de trabalho e programação: Verificar como será a organização e montagem no dia da festa, a sequência dos aperitivos, horários, quantidade e a função de cada profissional, também é crucial. Assim, caso precise de alguém que guie os convidados não será necessário escolher alguém de fora dessa função e nem correrá o risco de a festa ficar desfalcada;
•       Extras: É sempre válido atentar-se aos extras que devem ser pagos por fora. Certificar-se de que tudo está corretamente declarado no contrato é necessário para o serviço. Dessa forma, não há comprometimento com o andamento da festa e nem transtornos desnecessários;
•       Contrato: O contrato deve ser lido com extrema atenção e conferência de todos os serviços prescritos ali. É melhor pedir um contrato bem detalhado com todas as quantidades, materiais, profissionais presentes, formas de pagamento, multas, etc. Além disso, é válido guardar todos os comprovantes de pagamento, dessa forma, tudo se torna muito mais seguro contra eventuais problemas;
•       Detalhes: Acertar todos os detalhes minuciosamente é ótimo para se certificar de que tudo sairá conforme o previsto. Tirar dúvidas, conferir cardápios e quantidades, horários e planejar caso ocorra algum imprevisto elimina todas as chances de futuros mal entendidos.

Logicamente esses são cuidados que se deve ter ao contratar qualquer tipo de serviço. Afinal, contratar uma empresa que saiba como organizar uma festa e que possua todos os requisitos profissionais necessários, agrega muitas vantagens e benefícios para todos os envolvidos. Dessa forma, é possível aproveitar tranquilamente um momento que é para ser de alegria e ótimas lembranças.

O que é preciso para uma festa de aniversário?

O que não pode faltar em uma festa de aniversário?

O que é necessário para organizar uma festa?

O que preciso para organizar uma festa de aniversário infantil?