O que são comunidades de prática e como elas podem contribuir para a gestão do conhecimento?

O período que estamos vivendo vem impactando totalmente em nossa rotina, nos levando a mudar hábitos e a descobrir novas formas de viver, conviver e também trabalhar. Pra quem atua com aprendizagem e desenvolvimento, é um momento de repensar soluções e formas de entregar conteúdos para manter os times atualizados e com acesso aos conhecimentos relevantes. Nesse caos, surgem caminhos e possibilidades que num contexto normal e controlado, talvez não fossem priorizados.

Com tantas tecnologias disponíveis, talvez um dos maiores desafios para aprendizagem não seja a distância, mas sim, estruturar experiências que sejam eficientes e que envolvam os participantes. Minha ideia nesse texto é compartilhar informações sobre uma solução que pode ser parte dessas experiências, as comunidades de prática - CoPs.

Tema da minha pesquisa de mestrado, as CoPs são definidas como grupos de pessoas que compartilham preocupações, problemas e interesse em determinado assunto e que aprofundam seus conhecimentos sobre esse assunto por meio de interações permanentes. Quem faz parte de uma CoP não precisa necessariamente trabalhar junto todos os dias, mas essas pessoas interagem porque encontram valor nas trocas que realizam. Ao se reunirem, compartilham informações, ideias e conselhos e se ajudam na resolução de problemas. Discutem situações, aspirações e necessidades, ponderam questões que são comuns, criam ferramentas, normas, manuais e outros documentos ou simplesmente acumulam conhecimentos tácitos por meio do que é compartilhado.

Para a organização, uma CoP ajuda a tornar perenes práticas que são desejáveis, a integrar novos membros e também a manter conhecimentos e habilidades essenciais para uma atuação eficiente. Para o indivíduo, ela traz a oportunidade de reforçar sua identidade profissional e de enriquecer ou aperfeiçoar sua prática cotidiana ao mesmo tempo em que ele contribui com seus pares.

Há muito o que falar desse tema: os tipos de comunidades, seu ciclo de vida, papeis e responsabilidades essenciais, perfil dos membros, ações críticas para sua manutenção e etc., mas hoje gostaria de compartilhar um pouco do que aprendi sobre o que seria essencial para a criação e implantação de CoPs. Essas informações se baseiam em pesquisas e também na experiência obtida em projetos de implantação de comunidades que tive a oportunidade de atuar. Trata-se de 10 passos que são descritos a seguir:

(1)   Criação do business case: estudo que deve ser apresentados aos patrocinadores da iniciativa, indicando com clareza os objetivos e o valor potencial da comunidade para a organização e para os membros.

(2)   Identificação dos líderes: como a participação em uma comunidade é algo voluntário, um fator que pode contribuir para manter os membros unidos é a inspiração vinda dos líderes dessa CoP. Por isso, selecionar os líderes certos é fundamental. Eles podem surgir de forma natural, devido a sua atuação na própria comunidade ou devido à relação que já mantêm com os participantes do grupo. Podem ser selecionados pelos responsáveis pelo desenvolvimento da comunidade, devido às suas habilidades para executar esse papel ou podem, em alguns casos, ser escolhidos pelos próprios membros a partir de votações e discussões em grupo.

(3)   Definição do domínio da comunidade: definir o domínio da CoP é uma tarefa crucial. Ele não deve tratar de questões que sejam passageiras, ao invés disso, devem ser selecionadas questões que demandem aprendizagem e que persistam ao longo do tempo. Essa definição pode ser feita a partir de componentes do processo de trabalho, a partir de disciplinas que sejam chave para a realização do trabalho, a partir de tópicos verificados na estratégia do negócio ou até mesmo a partir de oportunidades de negócio.

(4)    Desenho da estrutura e das principais atividades da CoP: nessa etapa é elaborada a arquitetura de informação da comunidade e são definidos os padrões de descrição dos conteúdos e informações gerados pelos membros. Exemplos de produtos gerados nessa fase seriam a taxonomia da CoP e os formulários de registro de conteúdos. Nessa fase também devem ser definidos os principais processos que farão parte do dia a dia da comunidade, tais como: o compartilhamento e validação de conteúdos, a atualização de informações e páginas dos sites, a dinâmica de comunicação com os membros e etc. Vale destacar que esses processos visam facilitar a aprendizagem e a interação na CoP, mas os resultados dependerão do nível de participação e engajamento dos membros.

(5)   Seleção e engajamento de membros: se o responsável por iniciar uma CoP ignorar as redes que já existem e compartilham conhecimentos sobre o domínio, ele deixará de obter a participação de colaboradores mais prováveis. No entanto, quando há concentração somente nessas redes já existentes, a possibilidade de trazer novas ideias e conhecimentos para a CoP é reduzida. Sendo assim, seria importante, no momento de divulgar a iniciativa, ampliar a comunicação, considerando pessoas que estejam além das redes existentes e já conhecidas. É importante descobrir quem fala com quem e quais questões essas pessoas discutem, além de identificar as características das relações já estabelecidas. Construir as CoPs sobre redes já existentes e aproveitar as conexões e questões que são presentes nesse grupo, seria a chave do sucesso das fases iniciais de uma comunidade de prática.

(6)   Alinhamento com a cultura organizacional: essa etapa aponta para a necessidade de garantir o alinhamento entre os objetivos da CoP e a cultura organizacional. Uma CoP não deve ser adotada para mudar a cultura organizacional ou para forçar as pessoas a compartilharem seus conhecimentos. Ao invés disso, devem ser pensadas estratégias que tornem esse processo de compartilhamento necessário, rotineiro e natural.

(7)   Definição de papéis e responsabilidades: nessa etapa são definidos aqueles que terão papéis específicos na CoP. O patrocinador, o líder e os membros são papéis comumente adotados, mas em muitos casos não são suficientes para sustentar a iniciativa. Por isso, algumas empresas consideram na estrutura de suas CoPs alguns papéis e responsabilidades específicos que pretendo abordar em outro texto por aqui.

(8)   Desenvolvimento de uma estrutura de apoio: trata-se da estrutura que irá prover o direcionamento e os recursos para a comunidade. Essa estrutura apoia a comunidade sem “sufocar” seu processo criativo e sua individualidade. Esse papel geralmente é desempenhado por uma área de desenvolvimento e/ou gestão do conhecimento que garante que os objetivos da comunidade estejam alinhados aos objetivos da organização e que monitora os resultados alcançados. Esse grupo, em um nível mais operacional, pode facilitar e coordenar reuniões da comunidade, definir prioridades, buscar especialistas que possam ajudar nas discussões, além de gerenciar os conteúdos.

(9)    Implantação da tecnologia de informação adequada: a seleção da ferramenta tecnológica que hospedará a CoP deve possibilitar principalmente: a pesquisa de conteúdos, a comunicação e a colaboração entre os membros e aplicação de conhecimentos na prática.

(10) Lançamento da CoP: a estratégia de lançamento de uma CoP varia de organização para organização. Há empresas que realizam eventos de lançamento, conferências, encontros e etc. Em outros casos, há empresas que preferem atuar de forma mais silenciosa, visando construir uma relação de confiança onde os membros se sintam mais a vontade par discutir problemas e ideias. Independente da estratégia adotada é relevante destacar a importância de um plano de comunicação e divulgação que alcance membros já selecionados e também potenciais membros. Esse plano também deve deixar clara para a organização e para os membros os objetivos e a importância da iniciativa, ajudando em seu processo de legitimação.

Cada um desses passos é essencial para uma implantação consistente, cabendo destacar que o sucesso da iniciativa dependerá do nível de engajamento dos participantes e de outras ações realizadas durante todo ciclo de vida da comunidade.

LEAVITT, P. (Ed.). Building and sustaining communities of practice: continuing success in knowledge management. Houston, Texas: American Productivity and Quality Center, 2001.

SOUSA, C. F. Comunidades de prática: aprendizado e compartilhamento de conhecimentos entre trabalhadores nas organizações. Universidade Federal Fluminense, 2017.

SOUSA, C. F.; SOUSA, E. G. Comunidades de prática: aprendizado e compartilhamento de conhecimentos entre trabalhadores nas organizações.

WENGER, E.; MCDERMOTT, R.; SNYDER, W. M. Cultivating communities of practice. Boston, Massachusetts: Harvard Business School, 2002.

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