O que são os processos de gerenciamento de projeto?

O que é um projeto?

A definição mais acadêmica de um Projeto, e descrita no PMBOK®, é a de um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico. Projetos são executados por pessoas, geralmente têm limitações de recursos e são planejados, executados e controlados.

Objetivamente, podemos dizer que os projetos diferem dos processos ou operações porque estes são contínuos repetitivos, enquanto os projetos têm caráter temporário e único. Temporário porque todo projeto tem início e fim definidos. Único porque o produto ou serviço é, de algum modo, diferente de todos os produtos e serviços, ainda que da mesma área ou semelhantes.

Projetos são criados em todos os níveis da organização, em um único departamento da empresa ou fora suas fronteiras, como nas joint ventures e parcerias. Freqüentemente, os projetos representam componentes críticos da estratégia de negócio das empresas.

As boas práticas de Gerenciamento de Projetos, descritas no PMBOK®, podem ser aplicadas em todos os tipos de projetos, independentemente do segmento, área, dimensões, pessoas envolvidas, prazos e orçamentos.

É muito comum que os projetos não sejam percebidos nas instituições, e assim, não são tratados como projetos, e, muitas vezes, nem são gerenciados, causando desgastes. Confira como lidamos diariamente com eles, ao:

• Desenvolver um novo produto ou serviço
• Efetuar mudança na estrutura, no pessoal ou no estilo de uma organização
• Conceber um novo veículo de transporte
• Desenvolver ou adquirir um sistema de informações novo ou modificado
• Construir um edifício ou uma instalação
• Conduzir uma campanha política
• Implantar um novo procedimento ou processo de negócio

E a lista não termina aqui, inclua todas as operações com as características descritas acima e reconheça os seus projetos.

O que é o gerenciamento de projetos

De acordo com o “A Guide to the Project Management Body of Knowledge” – 3rd Edition, [Project Management Institute (PMI®) 2004], Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.

Ele pode ser melhor explicado através dos processos que o compõem, que podem ser reunidos em cinco grupos de processos – Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento – e em nove Áreas de Conhecimento – Gerenciamento da Integração do Projeto, Gerenciamento do Escopo do Projeto, Gerenciamento do Tempo do Projeto, Gerenciamento dos Custos do Projeto, Gerenciamento da Qualidade do Projeto, Gerenciamento dos Recursos Humanos do Projeto, Gerenciamento da Comunicação do Projeto, Gerenciamento dos Riscos do Projeto e Gerenciamento de Aquisições do Projeto.

A equipe do projeto gerencia os trabalhos envolvidos nele, que geralmente envolvem:

• Balanceamento de demandas conflitantes do escopo, tempo, custo, risco e qualidade do projeto;
• Satisfação de diferentes interessados (stakeholders) com diferentes necessidades e expectativas;
• Alcance dos requisitos estabelecidos.

O termo Gerenciamento de Projetos é às vezes utilizado para descrever uma abordagem organizacional ao gerenciamento de operações rotineiras. Essa abordagem trata muitos aspectos das operações rotineiras como projetos a fim de aplicar as técnicas de Gerenciamento de Projetos a elas, o que também é chamado de gerenciamento por projetos.

GP e o sucesso de organizações

O Gerenciamento de Projetos ajuda as organizações a atenderem as necessidades de seus clientes padronizando tarefas rotineiras e reduzindo o número daquelas que poderiam ser esquecidas. O Gerenciamento de Projetos assegura que os recursos disponíveis são alocados da maneira mais eficiente e eficaz, permitindo aos executivos seniores a perceber “o que está acontecendo” e “para onde as coisas estão indo” dentro das organizações.

Muitas organizações ao redor do mundo, como NASA, IBM, AT&T, Siemens, Chiyoda Corporation, PricewaterhouseCoopers, Sociedade Computacional de Singapura e o Governo Estadual de Oregon (EUA), lançam mão do Gerenciamento de Projetos para desenvolver processos inovadores, planejar, organizar e controlar iniciativas estratégicas, monitorar desempenho de empreendimentos, analisar divergências significantes e prever seus impactos nos projeto e na organização.

A aplicação dos princípios de Gerenciamento de Projetos permite que os executivos seniores:

• Estabeleçam medidas do sucesso;
• Mantenham o foco no cliente;
• Quantifiquem o valor agregado correspondente aos custos;
• Aperfeiçoem o uso dos recursos da organização;
• Incorporem princípios de qualidade;
• Coloquem planos estratégicos em marcha;
• Assegurar a atualização da empresa às demandas do mercado.

O Gerenciamento de Projetos ganhou popularidade durante as últimas décadas em função de uma série de mudanças significativas no local de trabalho. Algumas destas mudanças incluem:

• Processos de Downsizing (menos pessoas para fazer mais tarefas);
• Projetos e serviços maiores e mais complexos;
• Competição global e feroz;
• Acesso à informação mais fácil através de amplas redes de comunicação;
• Clientes mais sofisticados que exigem produtos e serviços de maior qualidade;
• Crescimento tecnológico exponencial;
• Organizações multinacionais que buscam estabelecer práticas uniformes para gerenciar projetos.

O Gerenciamento de Projetos está sendo aplicado em muitas indústrias hoje, da construção e sistemas de informação para assistência médica, serviços financeiros, educação e treinamento. Com esta expansão, as pessoas que dirigem projetos atualmente têm diferentes formações profissionais e acadêmicas, e trazem diferentes níveis de experiência como praticantes do Gerenciamento de Projetos. Para se prepararem para os papéis de gerente de projeto ou de integrante de equipes de projeto, os indivíduos devem assimilar uma compreensão básica dos processos e das áreas de conhecimento que são comuns a todos os projetos.

Profissão dinâmica e próspera

O Gerenciamento de Projetos moderno começou no final dos anos 50 e inicio dos anos 60, quando o escopo, duração e recursos necessários para os novos projetos começaram a exigir mais que um fluxograma e uma mesa de reuniões. Ao mesmo tempo, literatura sobre o “Gerenciamento por Projetos” começou a surgir. A expressão “Gerenciamento de Projetos” foi incorporada ao vocabulário do país, ainda que limitada essencialmente à engenharia e construção.

Hoje, o Gerenciamento de Projeto é utilizado globalmente e sem distinção por corporações de bilhões de dólares, governos e pequenas organizações sem fins lucrativos. A liderança em Gerenciamento de Projetos é uma habilidade altamente procurada como diferencial competitivo global para que novos projetos e desenvolvimento de negócios sejam completados no prazo e dentro do orçamento. Profissionais que trabalham no Gerenciamento de Projetos dirigirão o desenvolvimento próspero de novas empresas no século 21.