Quais os principais problemas no recebimento de mercadorias?

O dia a dia da logística de distribuição é marcado por uma série de desafios. Nesta publicação você irá saber mais sobre os principais problemas nas entregas e entender como podem ser resolvidos.

São questões que parecem inofensivas, mas, no somatório, têm a capacidade de prejudicar os resultados de uma empresa. Felizmente, podem ser contornadas através de um conjunto de ações e do uso da ferramenta certa.

Siga a leitura para acompanhar o depoimento do cofundador e CEO da Comprovei, Halley Takano, sobre o assunto.

Principais problemas nas entregas

Desde antes mesmo de fundar a Comprovei, ouvi e atendi muitos clientes de todos os portes e de vários segmentos. Pude perceber, ao longo desses contatos, que alguns dos problemas se repetem e são mencionados pela maioria. Neste post, eu gostaria de listar 9 dos principais problemas específicos nas entregas e algumas dicas iniciais para resolvê-los.

O objetivo não é detalhar cada um deles, mas dar uma boa ideia da abrangência dos mesmos e o envolvimento necessário quando se pensa em melhorar a qualidade dos serviços prestados na logística de entregas.

1. Reentregas

Sem dúvidas, a reentrega é um dos principais vilões de custos no transporte. Ser pego de surpresa com a ausência do recebedor, ou simplesmente não avisar com antecedência sobre a chegada do pedido, são dois dos principais motivos da não-entrega.

Nesses casos, programar uma reentrega é quase inevitável. Entretanto, uma boa solução prevê que sejam enviadas notificações ao cliente para que ele esteja pronto no momento certo e, assim, minimizar as chances de ausência.

Melhor ainda é possibilitar, também, a reversão da não-entrega através da comunicação instantânea do motorista com o controle de transporte ou SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente). Dessa forma, é possível falar e direcionar o cliente a receber seu produto sem a necessidade de um adiamento.

2. Canhoto assinado

Leva um bom tempo, por vezes vários dias, para o canhoto assinado que comprova a entrega ficar disponível e, quando necessário, é difícil recuperar no arquivo físico. Muitas transportadoras têm um verdadeiro exército digitalizando os canhotos, além de um processo absurdo para coletar fisicamente esses documentos.

Que tal um app para que o motorista digitalize em poucos segundos o canhoto que acabou de ser assinado (o comprovante de entrega!) e disponibilize isso na rede em alguns instantes?

3. Volumes errados

Volumes que foram trocados ou que faltaram também são um grande problema. Distração, falta de cuidado e correria aumentam esse tipo de erro. Nesse caso, uma das soluções é usar o código de barras nas conferências durante as entregas.

As melhores soluções permitem os mais diversos tipos de scanners de código de barras. Mas, mesmo as câmeras dos celulares mais básicos com um app adequado podem dar conta do recado na maioria das situações. O app sinaliza ou até buzina em caso de erro, o que ajuda muito o motorista ou auxiliar de entrega.

4. Cancelamentos das entregas previstas

Refiro-me àqueles 10% ou 20% das entregas programadas que não foram realizadas ao final do dia. Nas situações mais simples, um bom roteirizador que otimize o percurso da rota e drible o trânsito pode ajudar. Mas, em muitos casos, essa programação é mais complexa.

Cabe ter em mente que só com informações concretas e coletadas de suas rotas “reais” pode-se agir e melhorar isso. Deve-se medir os tempos de descarga, espera e documentação, entre outros indicadores (KPI de logística).

5. Desvios nas rotas

Imagina-se que os motoristas não percorrem sempre o percurso mais curto ou rápido, mas, como avaliar isso corretamente? Mesmo quando o motivo do desvio na rota seja uma rua ou estrada bloqueada, um acidente ou uma obra, é necessário avaliar qual a opção ideal de rota para contornar a situação.

A melhor forma de avaliar isso é manter um acompanhamento preciso da rota prevista x rota realizada. Usar a tecnologia de GPS, mapas e geolocalização de modo similar aos consagrados Waze e Google Maps também ajudam.

O dia a dia da logística de distribuição é marcado por uma série de desafios.

6. Atrasos

A falta de pontualidade é uma das maiores queixas dos clientes. Imagine isso aliado à tendência das entregas-no-mesmo-dia. Novamente, aqui, a solução é a evolução gradual da gestão, no caso do SLA (Service Level Agreement, em português, Acordo de nível de serviço) cumprido nas entregas.

Dados concretos dos efetivos horários e datas de entregas realizadas apoiarão um melhor entendimento entre as partes: embarcadores, transportadoras e clientes finais.

7. Atendimento no SAC

Pesquisas apontam que mais de 50% das reclamações no SAC referem-se a problemas nas entregas. Contestações sobre condições comerciais ou do produto são feitas em número muito menor.

O ponto crucial é conseguir antecipar as reclamações dos clientes. Para isso, é necessário ter todas as informações à mão no SAC a respeito do que acontece na rota de entrega, como motivos de não-entregas, histórico das ocorrências, comprovações das entregas, detalhes dos pedidos etc.

8. Cliente final insatisfeito

Mais do que os problemas das entregas em si, é a falta de comunicação prévia ao cliente a respeito do que poderá acontecer que o deixa insatisfeito. A maioria dos sistemas de rastreio atuais informa etapas ou eventos passados que em nada ajudam o cliente a se programar para receber ou, simplesmente, diminuir sua ansiedade quanto à sua entrega.

É necessário avisar o cliente o que poderá acontecer hoje ou mesmo daqui a alguns minutos, sejam informações sobre possíveis problemas ou a sua esperada entrega.

9. Devoluções

A tão mencionada logística reversa é motivo de muita dor de cabeça para quem vende, para quem transporta e para quem devolve o produto. Ou seja, para todos! Geralmente, não há qualquer controle do que foi devolvido e de onde está o produto devolvido.

Ainda está no cliente? Já está em algum ponto de transbordo? Já voltou à doca de recebimento? Se você pode controlar o que foi entregue, poderá também apontar o que foi recusado e devolvido. Assim, da mesma forma que se acompanha toda rota de entrega, acompanham-se as devoluções, etapa a etapa, até chegar de volta ao centro de distribuição.

Roteirização de entregas: economize seu tempo e dinheiro!

É claro que esses problemas não aparecem de forma isolada. Geralmente, nas rotas de entregas, eles se sucedem e provocam erros cumulativos. Cada problema mereceria um post para ir mais a fundo e é isso que a Comprovei gosta de fazer.

Mas acho que deu para entender porque é importante a visão abrangente de todos esses problemas em conjunto para encontrar uma solução que seja focada na questão da logística de entregas e vá a fundo nos problemas, não é?

Creio que, também, fica muito fácil perceber que é necessário uma visualização de sua logística de entregas. Esse acompanhamento funciona como se você estivesse, ao mesmo tempo, em todos os veículos de carga, vendo de perto o que de fato acontece em cada entrega.

Ajudar os nossos clientes nessa visualização para resolverem esses problemas é apenas o caminho de nosso trabalho na Comprovei. Na verdade, o nosso destino, ou a nossa missão, é melhorar a vida das pessoas com entregas incríveis.

Pode acreditar, você também pode realizar entregas incríveis. Seus clientes agradecem!

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