Qual a importância do planejamento de recursos humanos e os benefícios para os projetos?

Muitos gestores enxergam o setor de RH como o coração da empresa e não é para menos. É através dele que são captados os talentos que ajudarão no crescimento e desenvolvimento da instituição. Este é a área da empresa que define as normas e condutas dos colaboradores, visando seu bem-estar, além de desenvolver ações que promovem a harmonia entre todos.

Algumas empresas ainda separam o setor de RH do setor de departamento pessoal, que costuma ficar responsável pela parte mais burocrática como contratações, folha de pagamento, transporte, férias, dissídio coletivo, horários etc. Porém, como a maioria dos cálculos ficam sob responsabilidade do contador, é cada vez mais comum ter somente o setor do RH, que fica responsável por gerir os funcionários de uma maneira geral, inclusive a parte burocrática.

Mas talvez você ainda se pergunte por que fazer um planejamento de RH? 

O que é planejamento de RH?

Primeiro, vamos definir que o planejamento de RH é o mapeamento de tudo o que deve ser realizado neste setor, de maneira a apoiar os objetivos gerais da empresa. Ou seja, é definir as ações, tanto em termos de projetos a serem desenvolvidos, que melhorem as condições de trabalho ou apoiem o crescimento dos colaboradores, quanto em termos financeiros, para que o setor acompanhe o orçamento da instituição.

Muitos gestores observam apenas o primeiro ponto, dedicando esforços em maneiras de tornar o ambiente da empresa melhor, aprimorando processos de recrutamento e seleção ou criando oportunidades para os colaboradores.

Obviamente isto não está errado, porém não se pode esquecer que todas essas ações geram custos para a empresa e isso deve ser previsto no orçamento, para que não prejudique a saúde financeira dos negócios. Afinal, o setor que pode representar até 80% das despesas de uma empresa não pode ser negligenciado e deixado de lado na hora de planejar as finanças.

O planejamento de RH estratégico

Antes de falarmos do que considerar no orçamento de RH, vamos analisar como elaborar a parte estratégica do planejamento.

É necessário que os gestores analisem qual é o estado atual do setor e, a partir disso, as estratégias serão traçadas, de modo que os objetivos da empresa sejam trabalhados até serem alcançados. Aqui entram questões como turnover, planos de carreira, reestruturação de cargos e salários etc.

Também é necessário envolver os profissionais de todas as áreas que são responsáveis pelas equipes, de modo a entender as necessidades de cada setor, a fim de elaborar projetos aderentes à realidade da empresa. Após elencar todas as necessidades referentes ao pessoal, os gestores devem elaborar planos de ação com responsáveis e datas definidas, para realizar o que foi planejado.

O orçamento e o planejamento de RH

Agora sim vamos tratar da parte financeira, pois as ações desenvolvidas pelo RH envolvem custos que, se não forem planejados, podem onerar o caixa da empresa. Vamos abordar rapidamente alguns pontos muito importantes a serem considerados no planejamento de RH:

Contratações e demissões

O setor de recursos humanos fica responsável pelos trâmites das contratações e demissões, mas, ao contratar alguém, o salário e os benefícios apresentados aos funcionários, não são os mesmos que a empresa irá absorver. 

Isso porque cada colaborador tem um custo para a instituição e este costuma ser maior do que o apresentado, variando de acordo com a contratação. O que muitas vezes passa despercebido, é esse mesmo custo ao longo do ano e o seu impacto no fluxo de caixa.

Por exemplo: Se um funcionário tem um custo de R$4.000 ao mês para a empresa, ele teria o impacto total de R$48.000 no final do ano, sem contar férias, 13º salário, dissídio coletivo, outros encargos e as tributações que cada categoria exige.

Por outro lado, as demissões também geram despesas que devem ser muito bem calculadas para não trazer problemas futuros à instituição. Em momentos de crise, algumas empresas são obrigadas a enxugar o quadro e realizar mais demissões do que gostaria. Dependendo do número de demissões, tempo de serviço e de encargos da rescisão, o custo pode ser bem elevado. Porém, se esses desligamentos forem projetados, a companhia pode se organizar a respeito.

Em qualquer uma das duas ações, o planejamento é muito útil para prever sua ação no fluxo de caixa, afinal uma manobra, por menor que seja, pode desestabilizar as finanças da empresa.

Planejamento de férias

O mesmo princípio anterior é utilizado em relação as férias. O gestor de RH sabe que quando um funcionário entra de férias é gerado um custo que deve ser calculado com atenção. 

Quando a instituição possui muitos funcionários, é normal que um grupo entre de férias todo mês e isso pode sobrecarregar o financeiro da empresa se não for bem planejado. Ainda há aqueles períodos clássicos, que são desejados pela maioria, como meio e fim de ano.

Portanto, se esse cálculo de férias não for devidamente programado e projetado, o efeito no fluxo de caixa pode ser negativo, a ponto de deixar a empresa no vermelho em certos meses. É preciso estar atento para não prejudicar sua gestão orçamentária.

Dissídio coletivo projetado

O dissídio coletivo é algo que o setor de RH deve ter bastante cuidado, porque à primeira vista pode parecer um reajuste pequeno, mas em uma empresa com muitos funcionários, esse acréscimo será multiplicado pelos meses subsequentes e o valor total pode ser o suficiente para desestruturar as finanças da companhia.

Quando um reajuste salarial é inserido no planejamento, também é projetado sobre as demais despesas do funcionário, por isso o gestor precisa saber qual será o custo total e como impactará o fluxo de caixa, podendo fazer ajustes internos, caso necessário.

Projeção de 13º salário, bonificações e horas extras

Se um reajuste considerado pequeno à primeira vista pode causar um impacto negativo nas finanças, imagine mais um salário no final do ano. Dependendo do cargo do funcionário e da quantidade de colaboradores, é uma quantia considerável. Mas se essa despesa é planejada, a empresa se prepara e evita baixas.

As bonificações por mérito, por tempo de serviço, entre outras, também devem ser inseridas no planejamento, para que os reajustes sejam calculados, assim como os demais. Já as horas extras, devem ser permitidas ou não pela empresa. Caso sejam, é importante projetá-las no planejamento para que não afetem o fluxo de caixa negativamente. 

Como fazer o Planejamento de RH na sua empresa?

Agora que você já entendeu como é importante realizar um planejamento de RH na sua empresa, talvez você se pergunte como fazer isso. É possível elaborá-lo em diversas planilhas, com fórmulas que poderiam fazer as projeções que sua companhia necessita. Porém, as chances dessas planilhas apresentarem algum erro e isso comprometer o planejamento são grandes, pois são muitos dados e geralmente muitas pessoas manuseando o documento. Se uma fórmula é digitada errada, toda a projeção fica prejudicada e é muito mais difícil encontrar a falha. 

Por isso, existem no mercado softwares de planejamento orçamentário, que fazem a projeção de despesas, realizando os cálculos ao longo dos meses, assim o gestor tem conhecimento do impacto dos mesmos no fluxo de caixa da empresa, já planejando o orçamento para o período desejado.

Além de realizar projeções baseadas em histórico, de forma segura e sem perda de dados, é possível ter uma série de relatórios e dashboards dinâmicos, personalizado de acordo com as informações mais relevantes para a sua análise em tempo real. Junto a isso, o gestor pode acompanhar o projetado comparado ao realizado, com a integração do sistema ao ERP da empresa. Isso facilita a análise e a tomada de decisão, que fica centralizada em uma ferramenta de forma clara, segura e transparente.

A questão é escolher o melhor software, que irá atender às necessidades da sua empresa e irá trazer os resultados aguardados. Investir em controladoria e no orçamento empresarial é essencial para que a instituição não venha a sofrer com desperdícios de verba e ter uma gestão financeira mais saudável. Faça uma pesquisa e escolha o melhor para seu negócio.

Qual a importância de um planejamento de recursos humanos?

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