Como melhorar a gestão de tempo e aumentar a produtividade?

O que é gestão do tempo?

Gestão do tempo são todas atividades que uma pessoa pode realizar para aproveitar seu tempo da melhor maneira, englobando uma série de técnicas, boas práticas e ferramentas, tanto para construir bons hábitos quanto para se organizar.

Neste post, preparamos alguns vídeos para abordar o tema. Não deixe de conferir!

Como gerenciar tantas demandas a serem feitas sem deixar que ações paralelas tirem o foco da entrega de resultado?

Foco, ações paralelas… Como não deixar as distrações tirarem sua concentração? Disciplina, Método e Objetivo. Você precisa aplicar as ferramentas que vamos abordar no cursos para turbinar sua produtividade. Mas só assistir ao curso, não irá fazer seu e-mail parar de piscar no canto do seu monitor, nem vai fazer com que o seu celular pare de vibrar, impedindo você de terminar suas tarefas. Não! Para conseguir isso, terá de aplicar as ferramentas. Eu sei que mudar não é fácil, mas mudar é mais fácil do que ser mudado; ou pior, ser pressionado a mudar. Aplicando a caixa de entrada única e a organização de suas demandas em horário definidos, você não perderá o foco.

Como gerenciar o tempo da forma mais produtiva?

Como ser mais produtivo? Se organizando e aplicando as ferramentas de Gestão do Tempo. Só assim é possível ser mais produtivo. Tente se lembrar uma época em que você teve de ser produtivo. Você conseguiu? Aposto que você tem uma boa história para contar sobre uma tarefa que conseguiu executar com uma produtividade ótima. Acontece que isso é mais recorrente quando as pessoas estão resolvendo bombas, ou seja, problemas graves.

Por quê? Porque nesses momentos as pessoas têm uma única entrada de demandas. Todos sabem que executar a tarefa é mais importante do que ver e-mail, telefones ou qualquer outra coisa que venha para te distrair. A organização também estava alinhada para tanto. Assim, todos sabiam suas funções e agiam de forma coordenada. Isso é produtividade máxima. Imagina se na Fórmula 1 o mecânico ficasse conferindo o WhatsApp na hora em que o carro parasse no box. Não iria dar certo. O mesmo vale para você.

É possível pegar redundâncias de tarefas?

Por que existem tarefas redundantes? Porque as demandas não são organizadas. Quer um exemplo? Vamos lá. Imagina só você fazendo seu trabalho e, de repente, chega um e-mail do seu chefe pedindo algo urgente. Seu colega, responsável original pela execução dessa tarefa já a está fazendo, mas você, movido pelo medo da cobrança do chefe, começa a executá-la também.

Quando você já está com cerca de 70% da tarefa concluída, seu colega passa e vai até o chefe para mostrar o trabalho dele. Num rompante, você fica bravo, resmunga e volta para suas tarefas. O problema, porém, é que suas tarefas já começaram a atrasar, especificamente por esse transtorno que sua ansiedade e falta de comunicação causaram. Não dá mais que 15 minutos e a ansiedade do chefe grita novamente, mas dessa vez cobrando a sua tarefa.

O que acha que acontece? Ou seu amigo começará a fazê-la como você e teremos mais uma ação redundante, ou ele não a fará e você o acusará de egoísta. Entendeu como surgem as redundâncias? Assim, cuidar da demanda com as técnicas que abordamos, irá ajudá-lo a evitar esse problema.

Como fazer a gestão do tempo?

As chances são boas de que, em algum momento de sua vida, você tenha feito uma aula de Gestão do Tempo, ter lido sobre isso em livros, tentado usar um planejador eletrônico ou mesmo um bloco de anotações para organizar, priorizar e agendar seu dia.

"Mas então por que, mesmo com esse conhecimento e esses apps, ainda sinto que não consigo fazer tudo o que preciso?"

A resposta é simples. Tudo o que você já aprendeu sobre gestão do tempo é na verdade um completo desperdício de tempo, porque não funciona.

Vamos começar do começo, então. Antes ainda de começar a fazer a gestão do tempo, você deve aprender o que é o tempo. Um dicionário define o tempo como "o ponto ou período em que as coisas ocorrem." Ou seja, simplificando, o tempo é quando as coisas acontecem.

Assim, podemos dizer que existem dois tipos de tempo: tempo do relógio e tempo real. No tempo do relógio, há 60 segundos em um minuto, 60 minutos em uma hora, 24 horas em um dia e 365 dias em um ano. Todo o tempo passa igualmente. Quando alguém tem 50 anos, tem exatamente 50 anos, nem mais nem menos.

Enquanto isso, no tempo real, todo o tempo é relativo. O tempo voa ou se arrasta dependendo do que você está fazendo. Duas horas na fila do DETRAN pode fazê-lo se sentir como se fossem 12 anos. No entanto, nossas crianças de 12 anos parecem ter crescido em apenas duas horas. Que pode ser também o tempo que acabamos por nos dedicar ao estudo do Green Belt, do Black Belt, do histograma, do VSM ou do Fluxograma.

E qual é o tempo?

A razão pela qual os aplicativos e sistemas de gestão do tempo não funcionam, é que esses sistemas são projetados para gerenciar o tempo do relógio. O tempo do relógio é irrelevante. Você não vive nem tem acesso à hora do relógio. Afinal, você vive em tempo real, num mundo em que o tempo voa quando você está se divertindo ou se arrasta quando você está fazendo sua declaração de imposto de renda.

A boa notícia é que o tempo real é mental. Só existe entre seus ouvidos. Ou seja, você o cria. Assim, qualquer coisa que você criar, você pode gerenciar! Portanto, é hora de remover qualquer autossabotagem ou autolimitação que você tem em torno de "não ter tempo suficiente", ou hoje não ser "o momento certo" para iniciar um negócio ou gerenciar seu negócio atual corretamente.

Existem apenas três maneiras de passar o tempo: pensamentos, conversas e ações. Independentemente do tipo de negócio que você possui, seu trabalho será composto por esses três itens.

Como pessoa que é, você já deve ter se interrompido inúmeras vezes. Enquanto você não pode eliminar interrupções, você pode começar a analisar o quanto de tempo você vai gastar com elas e quanto tempo você vai gastar em pensamentos, conversas e ações que o levarão ao sucesso.

Quais são as técnicas de Gestão do Tempo?

Andar com um cronograma e registrar todos os seus pensamentos e conversas, assim como as atividades da semana. Isso ajuda a entender o quanto você pode fazer durante o curso de um dia e para onde seus momentos preciosos estão indo. Você vai ver quanto tempo é realmente gasto produzindo resultados e quanto tempo é desperdiçado em pensamentos, conversas e ações improdutivos.

Dessa forma, qualquer atividade ou conversa que seja importante para o seu sucesso, requer que haja um tempo  reservado para ela. Sabemos que as listas de tarefas ficam cada vez mais longas até o ponto em que são impraticáveis. Portanto, programe compromissos consigo mesmo e crie blocos de tempo para pensamentos, conversas e ações de alta prioridade. E não esquece de programar quando começar e quando terminar.

Tenha a disciplina para manter seus compromissos

• Planeje gastar pelo menos 50% de seu tempo envolvido nos pensamentos, atividades e conversas que produzem a maioria de seus resultados;


• Programe tempo para as interrupções. Tomemos, por exemplo, o conceito de ter "horário de expediente". Afinal, não é "horário de expediente" uma outra maneira de dizer "interrupções planejadas?";


• Tome os primeiros 30 minutos de cada dia para planejá-lo. Não comece o seu dia até que você complete seu plano de tempo. O momento mais importante do seu dia é o tempo que você agenda para definir como fará a gestão do tempo;


• Reserve cinco minutos antes de cada tarefa para decidir qual resultado você deseja alcançar. Isso ajudará você a saber com o que o sucesso se parece antes de começar. E também vai diminuir o tempo necessário para tanto. Por fim, tome os cinco minutos após cada atividade para determinar se o resultado desejado foi alcançado. Se não, o que estava faltando? Como você coloca o que falta em sua próxima chamada ou atividade?


• Coloque um "Não perturbe" quando você vai começar o trabalho;


• Não atenda o telefone apenas porque ele está tocando e veja os e-mails apenas porque eles aparecem. Desconecte mensagens instantâneas. Não dê às pessoas a sua atenção, a menos que seja absolutamente crucial em seu negócio oferecer uma resposta humana imediata. Em vez disso, programe um horário para responder e-mails e retornar chamadas telefônicas;


• Bloqueie outras distrações como Facebook e demais formas de mídia social, a menos que você use essas ferramentas para gerar negócios. Além disso, lembre-se que é impossível fazer tudo. Lembre-se também que as chances são boas quando 20% de seus pensamentos, conversas e atividades produzem 80% dos seus resultados.

Por que desenvolver as habilidades de Gestão do Tempo?

É importante que você desenvolva estratégias eficazes para gerenciar seu tempo e assim equilibrar as demandas conflitantes de tempo para estudo, lazer, ganhar dinheiro e procurar oportunidades. As habilidades de gerenciamento de tempo são valiosas - e em muitos outros aspectos da vida: desde a revisão de exames até o trabalho em um emprego de férias.

Às vezes, pode parecer que não há tempo suficiente para fazer tudo o que você precisa - o que pode levar a uma acumulação de estresse. Ao estudar para exames, ou durante o seu último ano, quando você tem que combinar as pressões de estudo intensivo, a redação de um TCC e encontrar tempo para se candidatar a empregos, a boa gestão do tempo pode ser particularmente importante. Depois de identificar maneiras pelas quais podemos melhorar a gestão do tempo, podemos começar a ajustar nossas rotinas e padrões de comportamento para reduzir qualquer estresse relacionado ao tempo em nossas vidas.

Quais sãs as habilidades necessárias?

Algumas dessas habilidades, incluindo a definição de metas claras, quebrar seus objetivos em pacotes menores e rever seu progresso em direção a seus objetivos, são abordados no Planejamento de Ação.

Outras habilidades envolvidas incluem a priorização:

• Concentrar-se em tarefas urgentes e importantes, em vez de naquelas que não são importantes nem aproximam os objetivos;


• Organizar o seu horário de trabalho;


• Fazer uma lista para lembrá-lo do que você precisa fazer e quando;


• Ser resiliente quando as coisas não estão funcionando;


• Evitar procrastinação.

Gestão do Tempo e a Lista de Tarefas

Você deve ter um sistema de lembrete para lhe dizer quando você precisa fazer o quê: não tente se lembrar de tudo na sua cabeça, pois essa é uma receita para o desastre! Portanto, leve caneta e papel ou um organizador onde quer que vá. No nível mais simples, seu sistema de lembrete poderia ser simplesmente um diário para anotar as coisas que você precisa fazer, incluindo compromissos e prazos. Além disso, antes de entrevistas, é bom escrever as perguntas que você deseja fazer - onde quer que seja.

"Para manter o cronograma, planejei um cronograma que eu tinha que cumprir. Eu usei um calendário eletrônico que foi programado para enviar e-mails como lembretes para mim e para a minha equipe. Essa foi uma ferramenta muito útil e é uma das que eu usei continuamente para a gestão do tempo de forma eficaz. "

Uma lista diária de tarefas que precisam ser feitas é uma parte essencial do planejamento de ações. Consulte-a e atualize regularmente. Priorize os itens da lista como importantes / não importantes e urgentes / não urgentes. Essa lista pode ter uma variedade de formatos. Atualize sua lista diariamente, riscando tarefas concluídas e adicionando novas tarefas que precisam ser feitas. As tarefas urgentes ou importantes podem ser realçadas com um asterisco.

As principais vantagens de usar uma lista de tarefas:

• Concentra sua mente em objetivos importantes;


• É menos provável que você se esqueça de fazer tarefas;


• Ajuda a ordenar seus pensamentos;


• Ajuda a mostrar mais amplamente suas planos e o andamento deles;


• Você não precisa manter tudo na sua cabeça;


• Economiza tempo;


• Ajuda a decidir sobre as prioridades: o mais importante e o mais urgente;


• É menos provável que você se desvie;


• Proporciona a recompensa de você assinalar suas conquistas;


• Você se sente mais no controle;


• Há um registro do que você fez;


• Você sempre tem algo em que trabalhar;


• Estabelece objetivos.

Quais são suas metas e objetivos?

Defina suas metas e objetivos específicos e certifique-se de que eles são realistas e realizáveis. Para tanto, primeiro você precisa examinar sua situação atual e avaliar quais metas são importantes para você, além de quais ações você precisa tomar para alcançar seu alvo. Ter um plano de contingência ou rota alternativa para o seu objetivo no caso de você ter que mudar seus planos, como, por exemplo, fazer um curso de pós-graduação relevante, se você não conseguir um emprego.

A Priorização e a Gestão do Tempo

Eficiência e eficácia são coisas diferentes. Alguém que, por exemplo, trabalha duro e é bem organizado, mas gasta todo o seu tempo em tarefas sem importância pode ser eficiente, mas não eficaz. Para ser eficaz, você precisa decidir que tarefas são urgentes e importantes e se concentrar nelas. Isso se chama priorização. Portanto, é importante listar as tarefas que você tem a fazer e classificá-las em ordem de prioridade para, em seguida, dedicar mais tempo para as tarefas mais importantes. Assim se evita a tendência natural de se concentrar nas tarefas simples e fáceis, as quais, por sua vez, acabam permitindo demasiadas interrupções em seu trabalho.

É necessário também diferenciar as tarefas urgentes das importantes: uma tarefa urgente pode não ser necessariamente importante! Quando for procurar uma oportunidade, você não será capaz de correr atrás de todas. Você precisará priorizar cuidadosamente aquelas que você deseja, com base em fatores como a data de fechamento, local, grau exigido e as chances de se dar bem.

Evite empurrar com a barriga

No ambiente profissional, as pessoas são facilmente distraídas pelo "ruído". Quer se trate de e-mails, admin ou política, sempre haverá algo que parece muito mais importante do que a tarefa real. Mais frequentemente, as pessoas vão ficar presas ao que gostam de fazer, em vez focar no trabalho crítico que cria mais valor para o negócio. Portanto, estar impiedosamente focado significa que você tem a capacidade de cancelar esse ruído e se concentrar no que é importante. Trata-se de uma força interior capaz de indicar que algo não é crítico.

Procrastinação é o flagelo do planejamento da ação. É importante que você gerencie 'Seu medo de fazer as coisas' que você não quer fazer e perceba que o medo é muitas vezes muito pior do que qualquer possível resultados negativo. Tente tomar decisões imediatamente quando você não precisa coletar mais informações pertinentes à decisão. O melhor momento para fazer algo normalmente é AGORA. Até porque tomar medidas gera ímpeto para novas ações. Afinal, muitas aplicações para empregadores de prestígio agora precisam ser feitas no primeiro termo do seu último ano e se você procrastinar você vai perder os prazos!

A resiliência é importante na gestão do tempo?

Inevitavelmente, as coisas nem sempre funcionam sem problemas à medida que você progride em direção a seus objetivos. Portanto, quando as coisas não estão funcionando, você precisa se perseverar e aprender a ter uma atitude positiva em relação à frustração e ao fracasso.

Os erros são uma parte crucial de qualquer processo criativo e cada um é uma lição que leva você para a solução certa. O medo de fazer ou admitir erros é uma grande desvantagem para a tomada de medidas eficazes. Diz-se que as pessoas que alcançaram o máximo fizeram o máximo de erros! Portanto, tente estar ciente de que a satisfação vem tanto de perseguir metas como de alcançá-las.

É também bastante vantajoso trabalhar em estratégias eficazes para lidar com a pressão - as quais podem variar de fazer exercícios, praticar técnicas de relaxamento, como Yoga, para simplesmente compartilhar problemas com os amigos. Além disso, ser assertivo também pode ajudar aqui, por exemplo, educadamente dizer não às demandas dos outros quando você é empurrado para isso.

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