Por que os princípios de planejamento são importantes para o orçamento empresarial?

Princípios para elaboração de um bom orçamento

As pessoas continuam tomando decisões, principalmente as empresas de engenharia no sentimento, baseado no que elas fizeram no passado. Porém isso não está correto e explica o real motivo pela grande dificuldade que as empresas de engenharia estão passando no momento de mercado escasso e ampla competitividade. E por isso é importante a elaboração de um orçamento eficaz e uma linha de base de custos que norteará a organização com relação as decisões que estão sendo tomadas pelos gestores do projeto.

Com um orçamento executivo bem elaborado, você vai conseguir, mitigar riscos, implementar estratégias por meio de planejamento, criar previsões realistas e suportes a tomada de decisões e entender os aspectos financeiros e operacionais do negócio.

Mas o orçamento não é feito para ficar guardado, o orçamento é feito para ser utilizado e, portanto, desconsiderar alguns princípios na hora de elaboração deste documento pode levar à ineficácia e a incompreensão do papel e importância do orçamento e do controle de resultados nos negócios. Segundo Welsch (2007), há alguns  princípios fundamentais para a elaboração e gestão de um bom orçamento, são eles:

a)      Envolvimento da Alta Administração – Cabe a Alta administração definir as estratégias para toda a organização, portanto, esta deve compreender o papel do orçamento, estar convencido do beneficio que ele traz e dedicar recursos ao seu desenvolvimento, apoiando os processos nas várias etapas. Parece simples, mas vejo muitos donos de empresas negligenciarem esta ferramenta, muitos donos de construtoras são engenheiros, cresceram fazendo obra e acreditam no poder da intuição.

b)     Orientação por objetivos – O orçamento deve refletir os objetivos da organização. Os objetivos de custos, de faturamento, de caixa, etc. E no momento que você tem uma definição clara destes objetivos seu orçamento será gerado com coerência nas ações a serem executadas.

c)      Comunicação integral – O orçamento não é feito para ficar guardado. A comunicação para um processo orçamentário eficaz, exige que tanto o líder quanto o liderado possuam o mesmo entendimento sobre os objetivos da empresa.

d)     Expectativas realistas – este é um ponto muito importante, as expectativas devem ser as mais realistas possíveis. O orçamento deve evitar um conservadorismo ou otimismo exagerado. Os dois extremos são nocivos à organização. Os objetivos altos ou baixos demais atuarão como desmotivadores entre os administradores, além de comprometer as demais peças orçamentárias.

e)     Aplicação flexível - O orçamento não pode ser algo engessado, ele por sua natureza é dinâmico e por isso a importância de controlarmos detalhadamente cada etapa da obra. O fato, por exemplo de algum item não ter sido previsto no orçamento, não justifica a sua não realização, se estes estão ligados aos objetivos estratégicos da organização ou a alguma necessidade de atendimento de contrato. Vale a ressalva que o outro extremo também é bastante ruim: a flexibilização exagerada pode levar ao descrédito do processo orçamentário.

f)       Acompanhamento – O planejamento só será efetivo de for monitorado, acompanhado e controlado. Significa que, além de se identificar ás variações, é importante que as ações corretivas sejam planejadas e executadas.

g)      Reconhecimento do esforço individual e do grupo – Não apenas o desempenho negativo deve ser evidenciado. A ênfase sobre o negativo cria a percepção de que o orçamento só existe para punir, e por isso, ele é negligenciado por tantos gestores. Quando a organização identifica as variações favoráveis e desfavoráveis, relacionando tal desempenho ao indivíduo e proporcionando consequências na remuneração, ela proporciona condições de motivação adequada às pessoas.

Na prática dos negócios, é comum identificar casos em que esses princípios aparentemente simples e até óbvios não são seguidos. Porém, o não seguimento desses princípios pode limitar os benefícios esperados do processo orçamentário e de Gestão e da gestão do seu empreendimento.

Orçamento Empresarial – Um mapa para os resultados de sua empresa!

Publicado dia 3 de dezembro de 2014

Tempo médio de leitura

7 min

Como na frase retirada de um dialogo em uma famosa fábula "Para quem não sabe aonde quer ir, qualquer caminho serve".

Você sabe quanto sua empresa espera faturar no próximo ano? E nos três próximos anos? Qual sua projeção de custos e quais serão as despesas operacionais? Como vai investir seus lucros? Ou melhor, quanto espera ter de lucro? Vai expandir, adquirir mais maquinário, contratar mais pessoas? E que retorno espera ter com estas ações e investimentos?

São muitas perguntas e nem sempre as empresas possuem a resposta!

O Orçamento Empresarial é o ato de planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro, geralmente de 1 a 3 anos, dependendo do setor de atuação, mas que pode chegar até algumas décadas, como frequentemente acontece em empresas de concessão e exploração.

O principal objetivo é estabelecer metas e objetivos, podendo assim acompanhar e comparar os resultados, tomando ações corretivas ou preventivas caso necessário.

Antes de seguir com este artigo, convido você a conhecer nosso Guia Prático do Orçamento Empresarial, um passo-a-passo para implantação do planejamento Financeiro e Acompanhamento Orçamentário em sua empresa. Basta clicar no botão abaixo para baixar.

Composição do Orçamento Empresarial

O orçamento de uma empresa geralmente é composto por:

• Orçamento ou projeção de vendas
• Orçamento de deduções de vendas e despesas variáveis (fretes, comissões, impostos, etc.)
• Orçamento de custos da produção
• Orçamento de RH ou mão de obra
• Orçamento de despesas operacionais (gastos fixos)
• Orçamento de investimentos

Saídas do Orçamento Empresarial

Após a elaboração do orçamento pelas áreas, com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa:

• Projeção de DRE - Demonstrativo de Resultados do Exercício
• Projeção de FC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa
• Projeção de BP - Balanço Patrimonial

Modelos e Metodologias Orçamentárias

Existem vários modelos de orçamento, como:

• Orçamento matricial
• Orçamento histórico
• Orçamento base zero
• Orçamento colaborativo ou participativo
• Orçamento impactado (forecast)

E claro, modelos híbridos entre dois ou mais modelos acima.

Simulações de Cenários Orçamentários

Uma prática muito comum nas empresas é a criação de Cenários Orçamentários. Os cenários são ensaios que as empresas realizam simulando diversas possibilidades de mudanças (internas ou externas) para entender os impactos que a empresa poderia sofrer com estas mudanças.

Alguns exemplos de situações que podem ser simuladas através de cenários:

• O que aconteceria ao nosso resultado se as vendas subirem 15%? Teremos capacidade produtiva para atender aos pedidos dos clientes?
• Qual o impacto de um aumento coletivo de salários? Será que podemos pagar?
• E se o dólar subir, como fica nosso custo já que temos matérias-primas importadas?

O orçamento geralmente ocorre nos últimos meses do ano, onde são feitas as projeções para o ano seguinte. A ideia é que a empresa possa acompanhar mês a mês os resultados reais e compará-los com o que foi projetado, realizando assim ajustes de curso quando necessário para que as metas e objetivos sejam alcançados.

Escolhendo a melhor ferramenta para o Orçamento Empresarial

Agora você já conhece o que é Orçamento Empresarial e  como iniciar o processo dentro da sua empresa. Tão essencial  quanto essas etapas, é a escolha de uma ferramenta adequada à maturidade de orçamento que a sua empresa está.

Empresas em estágio inicial, é comum não existir uma área ou profissional dedicado ao Planejamento e Controladoria, na maioria dos casos esta função é feita em “part-time” pelo financeiro ou até mesmo pelos próprios sócios da empresa. Ter Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), Fluxo de Caixa e Balanço Patrimonial, é essencial para começar a Gestão Orçamentária, no entanto, empresas que estão neste estágio geralmente não possuem esses relatórios. Então se você identificou que sua empresa está nesse estágio, sugerimos que comece com algo simples, mas comece! Criamos um Modelo de Planilha para Orçamento Empresarial para te ajudar nesse início de jornada.

Empresas em estágio intermediário, é comum ter um controller dedicado para fazer a Gestão Orçamentária, muitas vezes já apoiado por um analista ou um assistente de controladoria. Gerentes e supervisores estão envolvidos no processo de elaboração e acompanhamento do orçamento. É comum surgir o pensamento “já está bom assim, já temos o suficiente”, mas se sua empresa está nesse estágio, foque na melhoria contínua para ” para levar sua empresa a uma processo orçamentário “best-in-class”. Então, uma boa opção é buscar uma solução de mercado para sistematizar este processo para que sua empresa consiga focar no que realmente interessa e dá resultados.

Empresas em estágio avançado, normalmente já possuem equipes de Planejamento e Controladoria dedicadas e focadas para fazer a Gestão Orçamentária. Nesse estágio, as empresas buscam cada vez mais o detalhe do dado, por isso são essenciais “drill-down” das informações para identificar as causas de qualquer desvio. Um erro comum nas empresas neste estágio é criar um Dashboard gigante, com diversos indicadores que não fazem sentido para os negócios da empresa. Isso pode fazer com que  as planilhas virem uma dor de cabeça. Sugerimos a mesma solução do estágio anterior, pois automatizar a planilha de Gestão Orçamentária por meio de um sistema, irá gerar ganhos de produtividade significativos.

Mais sobre Orçamento Empresarial

Se interessou pelo assunto e quer começar a utilizar o orçamento em sua empresa? Ou então já o utiliza e quer aprender mais sobre o tema e obter dicas do que pode ser melhorado?

Confira o material completo (e-book + webinar) que preparamos para sua empresa! Para baixar o e-book e assistir ao webinar, basta clicar nas imagens abaixo:

Nos próximos posts discutiremos com mais detalhes cada um dos tópicos orçamentários, modelos de orçamento e abordaremos também sobre cada um dos relatórios essenciais para a gestão, trazendo dicas, boas práticas, materiais e modelos gratuitos para realização de um orçamento e acompanhamento de forma simples, fácil e eficiente.

Portanto, se você ainda não é assinante de nosso newsletter, cadastre-se (aqui, logo abaixo) para receber este e outros artigos por e-mail, ou nos adicione nas redes sociais para ficar por dentro de tudo que acontece por aqui.

E se o conteúdo foi útil para você e sua empresa, deixe um comentário e compartilhe com seus colegas utilizando os botões das redes sociais que ficam aqui logo abaixo.

Qual a importância do planejamento orçamentário para as empresas?

Por que os orçamentos são úteis para o processo de planejamento?

Quais são os princípios do orçamento empresarial?

Qual a importância dos orçamentos para o planejamento econômico?