Qual a norma que define requisitos para a implantação de um sistema da qualidade?

A implementação da Norma ISO 9001:2015 pode realmente trazer benefícios para uma organização? Talvez essa seja uma das principais dúvidas de gestores e empresários. Pensando nisso a Verde Ghaia resolveu preparar 15 perguntas e respostas sobre a ISO 9001: 2015 que irão convence-lo de uma vez por todas ao adotar a gestão da qualidade como uma filosofia não só empresarial, mais de vida!

Você está preparado? Então aperte os cintos e vamos quebrar os paradigmas a respeito da tão falada e pouco entendida ISO 9001.

Antes de mais nada, entender o que é a norma e fundamental para compreender seu papel nas organizações e como ela atuará nas transformação e melhoria dos negócios.

1- Afinal, o que é a ISO 9001:2015?

A ISO 9001 é uma norma internacionalmente reconhecida que certifica o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e define os requisitos (ferramentas de padronização) para a implantação do sistema em uma organização. O objetivo é trazer confiança ao cliente de que os produtos e serviços oferecido pela empresa seguem certo padrão de qualidade.

A ISO 9001 foi elaborada pelo Comitê Técnico Quality Mangement and Quality Assurance (ISO/TC 176). No Brasil o documento foi traduzido e publicado pela ABNT , a versão brasileira da norma é a ABNT NBR ISO 9001, de 2015.

Qualquer empresa pública ou privada, desde a de grande porte as microempresas podem obter a certificação na ISO 9001, independente do seu setor, produto/serviço oferecido.

Esse documento é um recurso valioso para as empresas que desejam comprovar sua capacidade de fornecer produtos e serviços que atendem às necessidades de seus clientes.

A norma pode ser aplicada em conjunto com outras normas de funcionamento, como normas de saúde ocupacional ISO 45001, de meio ambiente ISO 14001 e ISO 27001.

2-Qual metodologia é empregada na norma ?

A ISO 9001 incorpora o ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA) e a mentalidade de risco. Essas abordagens metodológicas permitem a construção de um processo de planejamento nas organizações oportunizando melhorias nas interações, processos, produtos e /ou serviços.

O PDCA é uma ferramenta baseada na repetição, aplicada sucessivamente nos processos  a partir da busca pela melhoria continua focada no alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização, projeto e/ou ideia.

A versatilidade e adaptabilidade do PDCA o torna aderente a qualquer ramo de atividade, conferindo níveis de gestão de excelência sendo assim adotado como principal mecanismo dentro da norma em um nível padronizado internacionalmente.

Destinado a tornar os processos da gestão de uma empresa mais ágeis, claros e objetivos, o PDCA configura-se como uma saída para empreendedores transformarem planos frustrados em novas oportunidades e produtos diversos!

3-Quais são os princípios da gestão da qualidade abordados na ISO 9001?

 A norma ISO 9001 conta com sete princípios da qualidade, que resumidamente tratam do que uma organização precisa para ter sucesso em gestão da qualidade.

Na versão anterior da norma, a ISO 9001-2008, foram abordados oito princípios. Estes foram alterados recentemente, com a publicação da ISO 9001:2015, e agora são tratados como sete. O tópico “Abordagem sistêmica de gestão” se juntou ao “Abordagem de processo”.

Os princípios de Gestão da Qualidade são:

• Foco no cliente– a empresa deve trabalhar para atender o cliente de forma satisfatória e prevendo suas necessidades futuras, obtendo a sua fidelização. Pois uma organização sem cliente não sobrevive.
• Liderança– a organização deve possuir uma equipe de liderança que possua solidez e está por dentro dos avanços do mercado da empresa. Além disso, a organização deve oferecer as ferramentas de motivação necessárias para que os liderados executem os processos com eficácia.
• Engajamento das pessoas – Cada colaborador da empresa precisa se envolver com os problemas da empresa e buscar solucioná-los.
• Abordagem de processo e Sistemática para a gestão– A abordagem de processo se baseia no estudo das entradas e das saídas da empresa, tornando assim mais fácil identificar onde há desvios de lucros e quais metas a serem alcançadas. Já na abordagem sistêmica da gestão, a empresa entende as ligação entre todos esses processos e a utiliza para perceber onde estão ocorrendo os lucros e prejuízos.
• Melhoria– As empresas devem compreender que buscar a melhoria constante é um dos principais objetivos da gestão de qualidade.
• Tomada de decisão baseada em evidência– as empresas devem usar os indicadores, as auditorias e análises feitas através do Sistema de Gestão da Qualidade, para tomarem decisões que auxiliarão na melhoria dos serviços e produtos;
• Gestão de relacionamento com os fornecedores– estabelecer um bom relacionamento com fornecedores traz benefícios mútuos, pois a relação de parceria com a empresa permite o estabelecimento de melhores prazos e preços contribuindo para a qualidade dos produtos e serviços.

4-Qual o papel das lideranças e responsáveis pela organização no processo de implementação da ISO 9001?

É fundamental que a Alta Direção demonstre liderança e comprometimento com a implementação do sistema de gestão da qualidade.

Gerir pelo exemplo é uma das ferramentas mais poderosas para qualquer liderança de qualquer nível ou seguimento!

O líder deve:

1. Responsabilizar-se e prestar contas pela eficácia do sistema de gestão da qualidade
2. Assegurar que a política da qualidade e os objetivos da qualidade sejam estabelecidos para o sistema de gestão da qualidade e que sejam compatíveis com o contexto e a direção estratégica da organização;
3. Assegurando a integração dos requisitos do sistema do gestão da qualidade nos processos de negócio da organização;
4. Promover o uso da abordagem de processo e da mentalidade de risco;
5. Assegurar que os recursos necessários para o Sistema de Gestão da Qualidade estejam disponíveis;
6. Comunicar da importância de uma gestão da qualidade eficaz e de estar conforme com os requisitos do sistema de gestão da qualidade;
7. Assegurar que o sistema de gestão da qualidade alcance seus resultados pretendidos;
8. Engajar, dirigir e apoiar as pessoas a contribuir para a eficácia do sistema de gestão da qualidade;
9. i) promovendo melhoria;
10. Apoiar outros papéis pertinentes da gestão a demonstrar como sua liderança se aplica às áreas sob sua responsabilidade.

5-Quais conhecimentos a organização precisa ter?

A organização precisa conhecer seus processos e projetos ao ponto de determinar o conhecimento necessário para a operação de seus serviços a fim de   alcançar a conformidade empresarial. Esse conhecimento deve ser mantido e estar disponível.

Ao abordar necessidades e tendências de mudanças, a organização deve considerar seu conhecimento no momento e determinar como adquirir ou acessar qualquer conhecimento adicional necessário as atualizações. Mas como fazer isso?

1. fontes internas

Exemplo:  propriedade intelectual; conhecimento obtido de experiência; lições aprendidas de falhas e de projetos bem-sucedidos; captura e compartilhamento de conhecimento e experiência não documentados; os resultados de melhorias em processos, produtos e serviços.

2.Fontes externas

Exemplo: normas, academia, conferências; compilação de conhecimento de clientes ou provedores externos.

6- Quais as competências necessárias a uma organização para implementar a ISO 9001?

A organização deve:

1. determinar a competência necessária de pessoa(s) que realize(m) trabalho sob o seu controle que afete o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade;
2. assegurar que essas pessoas sejam competentes, com base em educação, treinamento ou experiência apropriados;
3. onde aplicável, tomar ações para adquirir a competência necessária e avaliar a eficácia das ações tomadas;
4. reter informação documentada, apropriada como evidência da competência.
   

   7- O que um bom sistema de gestão deve possuir?

Um sistema de gestão da qualidade deve garantir que todos os processos da empresa sejam verificados para melhorar a qualidade dos produtos e serviços frente aos clientes.

Então, o que um sistema de gestão deve possuir para garantir a melhoria continua do processo de uma empresa?

1. As informações documentadas requeridas pela Norma ISO 9001 – os documentos que a empresa precisa produzir para estar em conformidade com a ISO 9001:2015 são:

• Escopo do SGQ;
• Política da qualidade;
• Objetivos da qualidade;
• Critérios para avaliação e seleção de fornecedores;
• Registros de monitoramento e medição de equipamento de calibração;
• Registros de treinamento, habilidades, experiência e qualificações;
• Registros de análise crítica de requisitos de produto/serviço;
• Registro sobre análise crítica de saídas de projeto e desenvolvimento;
• Registros sobre entradas de projeto e desenvolvimento;
• Registros de controles de projeto e desenvolvimento;
• Registros de saídas de projeto e desenvolvimento;
• Registros de mudanças em projeto e desenvolvimento;
• Características do produto a ser produzido e serviço a ser provido;
• Registros sobre propriedade do cliente;
• Registros de controle de mudança de produção/provisão de serviço;
• Registro de não conformidade de produto/serviço com critérios de aceitação;
• Registro de saídas não conformes;
• Resultados de monitoramento e medição;
• Programa de auditoria interna;
• Resultados de auditorias internas;
• Resultados de análises críticas da direção;
• Resultados de ações corretivas;
• Procedimento para determinar o contexto da organização e de partes interessadas;
• Procedimento para tratar riscos e oportunidades;
• Procedimento para competência, treinamento e conscientização;
• Procedimento para manutenção de equipamento e equipamento de medição;
• Procedimento para controle de documentos e registros;
• Procedimento de vendas;
• Procedimento para projeto e desenvolvimento;
• Procedimento para produção e provisão de serviço;
• Procedimento de armazenamento;
• Procedimento para gestão de não conformidades e ações corretivas;
• Procedimento para monitoramento da satisfação do cliente;
• Procedimento para auditoria interna;
• Procedimento para análise crítica pela direção.

1. Informações documentadas determinadas pela própria organização são úteis para a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Como por exemplo:
2. Porte da organização;
3. Tipo de atividades;
4. Processos;
5. Produtos e serviços;
6. Complexidade de processos e suas interações;
7. Competência dos colaboradores.

8.Enfim, quais são os benefícios para a organização com a certificação ISO 9001?

Os benefícios da ISO 9001 se estendem desde a expansão de mercado até a melhora da imagem da empresa perante seus clientes, fornecedores, colaboradores e demais partes interessadas.

Por que definimos que melhora a imagem da empresa perante seus colaboradores?

Pois, ao implementar a ISO 9001, a empresa mostra ao colaborador que pensa no futuro, que não quer ficar estagnada no mercado, e acredita que melhorias devem ser realizadas e sugeridas continuamente.

Ter profissionais focados e comprometidos é um diferencial considerável e um benefício que o sistema de gestão da qualidade proporciona.

Abaixo listamos as vantagens mais significativas da implantação da ISO 9001.

• Satisfação do seu cliente como foco principal do negócio;
• Conquista de novos negócios e imagem perante ao mercado;
• Melhora na organização interna;
• Melhor desempenho do negócio e comercial;
• Economia e redução do desperdício;
• Maior controle do negócio pela direção e acionistas.

9-Qual é o custo da certificação ISO 9001?

As empresas precisam considerar as seguintes despesas para o projeto:

1. Treinamento de Interpretação da Norma,
2. Consultoria de implementação
3. Auditoria externa.

A consultoria de implementação não é um item obrigatório mas é de fundamental importância para a empresa evitar surpresas indesejadas no dia da auditoria externa.

É difícil prever o custo para uma empresa obter a sua certificação, mas pode variar de R$15 mil para uma microempresa a até mais de R$100 mil para uma grande corporação. Isso considerando todos os custos envolvidos no processo.

É importante destacar que:  o valor investido para a certificação vai depender do método de implementação, entre outras variáveis.

10-Qual são as alternativas para a contratação de uma consultoria de implementação?

As alternativas para contratação de consultorias são:

Método convencional: onde o consultor visita à empresa presencialmente. Cada visita tem um custo onde é incluído o custo de deslocamento e hospedagem. O valor geralmente é muito elevado devido aos gastos de logística e do profissional de consultoria.

Ou

Consultoria online: método onde empresas se disponibilizam para implantar o sistema sem necessitar de deslocamento constante dos consultores. Parte do processo é realizado por ferramenta de gestão e com visitas pontuais do consultor.

Contratar uma empresa especializada em consultoria online para implementação da ISO 9001 contribui para reduzir o custo da certificação.

Precisa conversar com um dos nossos especialistas da Consultoria Online e entender como a norma poderia ser implementada no seu negócio?

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11- Quais as vantagens de uma consultoria online?

As vantagens associadas à contratação de uma consultoria online são:

• Renovação – a consultoria traz para a empresa um conhecimento profundo e aplicado sobre o assunto, uma vez que adquiri experiência em outros clientes;
• Disponibilidade – o consultor dedica-se dentro do prazo estipulado do contrato;
• Neutralidade – os consultores estão preocupados em gerar resultados e não em concorrer por cargos na empresa;
• Tempo – como é definido prazo para a implantação do sistema entre o consultor e a empresa isso faz com que tudo fique mais rápido para ser esclarecido e resolvido;
• Foco – o consultor consegue diagnosticar rapidamente os problemas da empresa;
• Escopo – por trabalharem com projetos e objetivos, o consultor facilita o controle e garante o sucesso, uma vez que torna o entendimento claro do escopo;
• Iniciativa – a atuação a consultoria de gestão é mais racional e as tomadas de decisões são mais fáceis.

A consultoria online comparada a consultoria presencial pode custar até 60% menos do valor normal. Isso ocorre porque pela consultoria online evita-se gastos com logística, hospedagem, alimentação e com as horas dos consultores. Parte do processo pode ser feito online, tornando a implementação prática, rápida e com baixo custo.

12-Qual o prazo final para a migração da 2008 para a 2015?

A ISO estabeleceu um prazo de 3 anos para que as empresas migrem para a nova versão e este prazo começou a contar a partir da publicação norma, que foi publicada em setembro de 2015. Desta forma, o prazo máximo para transição para a ISO 9001:2015 é até setembro de 2018.

13- Por que a transição para ISO 9001:2015 deve estar no topo da sua lista de prioridades?

Quanto mais cedo for iniciado o processo de transição, melhor! as mudanças necessárias para a migração, levam  tempo bem como a capacitação e conscientização dos colaboradores. Isso sem falar de alguma potencial necessidade de correção dos processos e consequentes ações corretivas.

Não deixar para a última hora é a melhor estratégia para evitar transtornos!

14- Afinal o que é uma não conformidade?

Em primeiro lugar tenha em mente que na ISO 9001 as formas verbais tem significados específicos, como:

 “deve” indica um requisito

“pode” (may/can) indica permissão/possibilidade ou capacidade.

Assim, o não atendimento a um requisito é definido como uma não conformidade, ou seja, quando a empresa não opera de acordo com os requisitos, considera-se que ela não está em conformidade com a ISO 9001.

Este requisito não necessariamente precisa estar definido apenas na norma ISO, podendo ser também um requisito do cliente, um procedimento interno ou ainda a falha em atender a um requisito legal, que quando não cumprido, se torna uma não conformidade.

15- O que fazer para manter a organização livre de não conformidades? 

Mais importante do que criar estratégias que irão corrigir as não conformidades, é ter um bom planejamento estratégico, alinhado com as ações, objetivos e metas da empresa, a fim de prever situações que poderão apresentar-se como um problema posteriormente.

Conheça algumas ações que auxiliarão sua empresa a se manter em conformidade com seus processos.

Defina metas claras e reais

a partir do planejamento estratégico é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Portanto, ao se organizar metas claras e reais, é possível enxergar melhor os fluxos de processo com mais detalhes, e assim, perceber onde podem ocorrer ou onde já existem não conformidades. É importante também estipular, no planejamento estratégico, itens que permitam a análise das não conformidades, como um plano de ação, por exemplo.

Use de ferramentas de apoio

as ferramentas da qualidade atuarão nas suas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.

Adote uma atitude corretiva

Com a análise da origem e causa das não conformidades é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo e recurso em correções.

Sua empresa precisa da ISO 9001?

Se  o seu negócio deseja adquirir todos os benefícios da certificação ISO 9001, ter controle sobre os processo, ter controle sobre as não conformidades, estabelecer indicadores e metas, e o mais importante aumentar a satisfação dos clientes, a resposta é Sim!

A maneira mais rápida e fácil de conquistar o selo ISO 9001 é a partir da consultoria online da Verde Ghaia.

A consultoria Verde Ghaia presta serviço de qualidade, com preço mais em conta pois não tem custo de deslocamento de consultores e não interfere nas rotinas da sua organização.

Além da consultoria na certificação ISO 9001, a Verde Ghaia faz consultoria de certificação na ISO 14001, outras normas internacionais e gerenciamento de resíduos.

O grupo Verde Ghaia conta com profissionais qualificados e possui mais de dois mil clientes em todo o Brasil e fora do país.

A Verde Ghaia possui plataforma de Consultoria Online chama de Dashboard. Por essa plataforma a sua empresa visualiza o percentual realizado versus o percentual planejado junto com a sua curva “S” de acompanhamento.

O sistema te informa as atividades pendentes e o percentual de avanço de cada item da norma. Uma excelente opção para garantir a conformidade com a implantação da norma.

Entre em contato pelo telefone (31) 2127-9137 e descubra as vantagens da consultoria para certificação ISO 9001.

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